Wie zoekt die vindt: digitaal archiveren in een “less paper office”

Papier is ten dode opgeschreven, althans volgens een select groepje doemdenkers die er rotsvast van overtuigd zijn dat e-books, digitale kranten en online teksten weldra de traditionele wereld van papier zullen overnemen. Ook op vlak van juridisch kantoormanagement gaan er steeds meer stemmen op die fluisteren dat het in deze digitale tijden noodzakelijk is om de knowhow van het kantoor te integreren in een volledige papierloze structuur. Zo’n vaart zal het echter wel niet lopen en een te drastische ommezwaai naar een complete paperless office levert misschien zelfs meer hindernissen op dan opportuniteiten.

Maar hebt u al eens gedacht aan een less paper office waar een papieren en digitale opslag van kantoorkennis hand in hand gaan en elkaar zelfs wederzijds versterken?

Digitaal archiveren: kinderspel via tekstherkenning (OCR)

U werkt aan een dossier en u kan zich vaag herinneren dat een collega een gelijkaardige zaak al eens eerder behandeld heeft. Essentiële kantoorkennis dus waarop u wilt voortbouwen. In het slechtste geval haalt u die knowhow pas na enkele uren zoeken in het meterslange kantoorarchief onder het stof vandaan. In het beste geval kost het opsnorren van die informatie u een twintigtal minuten aan het kopieerapparaat. Toch kan het nog efficiënter via een digitaal archief waar alle bevoegde medewerkers 24/7 toegang tot hebben. Afhankelijk van eenieders voorkeurswerkwijze, kan kennis op papier daarin makkelijk geïntegreerd worden via een simpele scan en kan digitale knowhow rechtstreeks opgeslagen worden. Eens alle kantoor knowhow in zulk digitaal archief gebundeld is, wordt die bovendien makkelijk en efficiënt doorzoekbaar voor toekomstige generaties via tekstherkenning.

Intelligent en veilig systeem

Tekstherkenning of OCR, kent de laatste jaren een gestage opmars ter ondersteuning van gespecialiseerde juridische dienstverlening. Via deze tool doorzoekt u immers makkelijk documenten uit uw digitale archief via toegespitste zoektermen. Zo vindt u de benodigde juridische knowhow – waarvan u weet dat het ‘ergens’ op kantoor beschikbaar is – in geen tijd terug en kan u cliënten daardoor zeer gericht advies verlenen.

Net zoals bij de ontwikkeling van andere technologieën, wordt het systeem bovendien steeds meer gesofisticeerd en stemt het zich dus beter af op wat gebruikers precies nodig hebben. Tot voor kort was OCR bijvoorbeeld enkel in staat om zoekacties ‘horizontaal’ op te lossen. Wanneer een document bestond uit twee tekstkolommen of was opgesmukt met cijfers, tabellen of statistieken, botste het systeem op zijn limieten. Ook juridische professionals hadden in die zin dus slechts beperkte mogelijkheden om via OCR uitspraken, procedures of arresten digitaal uit te spitten in hun zoektocht naar relevante knowhow.

Meer gesofisticeerde tekstherkenningssystemen bieden voor die lacune nu een welgekomen oplossing. Zij zijn immers in staat om de verschillende bouwstenen in digitale documenten te identificeren. Op tekstueel niveau begrijpen deze OCR’s bijvoorbeeld het verschil tussen tekst en tabel en op structureel niveau kunnen ze dan weer een contract van een factuur onderscheiden. Zulke ‘verticale’ scans bewijzen hun nut ook binnen de juridische dienstverlening aangezien gebruikers op die manier meer contextgericht te werk kunnen gaan.

OCR wordt niet enkel intelligenter. Ontwikkelaars besteden daarenboven veel aandacht aan veiligheid en beveiliging. Als beheerder kan u immers met slechts enkele muisklikken beslissen wie er op kantoor welke documenten kan doorzoeken. Naar de buitenwereld toe, zorgt een extra ‘slot’ – dat overigens ook intensief gebruikt wordt in de hoog beveiligde bankenwereld – op de reeds gepantserde voordeur van uw digitale archief ervoor dat ongewenste pottenkijkers geen kansen krijgen tot het betere snuffelwerk.

Naar een less paper office

Het gebruik van een tekstherkenningssysteem (OCR) biedt heel wat voordelen en opportuniteiten voor een efficiënt beheer van juridische knowhow. Tijd is de grootste vijand van een gedreven professional. Dankzij deze tool zijn documenten die u op kantoor centraal en digitaal bewaard echter op elk tijdstip, op elke locatie én in één oogwenk doorzoekbaar, maar énkel voor zij die daar expliciet toegang tot hebben verkregen. Bovendien kunt u niet alleen kosten besparen, maar kunt u de kwaliteit van uw juridische dienstverlening daardoor een extra duwtje in rug geven.

Een digitale werkwijze sluit ten slotte het gebruik van kennis op papier niet uit. Het is immers nog steeds perfect mogelijk dat een medewerker eerst via de traditionele papieren weg zijn kennis opbouwt en pas daarna via een digitaal kantoorarchief beschikbaar stelt aan andere bevoegde collega’s. Zo combineert u het beste van twee werelden en creëert u voor uw medewerkers het ideale compromis. Groene salariswagens interessant zegt u? Waarom dan ook niet consequent kiezen voor een less paper office.

‍