Waarom heeft u een kennisbeheersysteem nodig?

‘Kennis is macht’ wist Sir Francis Bacon al in 1597. Ruim 400 jaar later vragen echter nog steeds heel wat professionals zich – vreemd genoeg – af welke voordelen een operationeel kennisbeheer nu juist oplevert voor de onderneming.

Over heel de wereld opperen heel wat specialisten dat kennis de vierde productiefactor is. Volgens hen is het zelfs zo dat de belangrijkste bron van concurrerend vermogen een combinatie omvat van intellect, informatie en … jawel kennis. Toch nemen kantoren en ondernemingen – vaak ten onrechte aan – dat de organisatie van een efficiënt beheer van diezelfde kennis een hels karwij is.

Medewerkers hebben vandaag de dag behoefte aan kennis die als water uit de kraan loopt: eenvoudig consulteerbaar, toegankelijk voor iedereen en natuurlijk betrouwbaar. Een kennismanagementsysteem moet daarom intuïtief aanvoelen en zijn afgestemd op de individuele achtergrond, voorkeuren en zelfs het zoekgedrag van de gebruiker.  Misschien is het echter aangewezen om te beginnen bij het begin – vooraleer een antwoord te bieden op bovenstaande vraag-  en op zoek te gaan naar een heldere conceptualisering van ‘Knowledgemanagement’ in zijn totaliteit.

Het concept 'Knowledgemanagement'.

Één van de architecten van het concept was Tom Davenport die in 1997 het gelauwerde en alom bekende boek “Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know” schreef. Samen met  Larry Prusak ontleedde hij kennisbeheer en onderstreepte het belang ervan voor ondernemingen.

Davenport definieerde kennisbeheer uiteindelijk als het bewust verzamelen, documenteren, organiseren en finaal delen van kennis met verschillende stakeholders. Deze opvatting kreeg snel gehoor bij bedrijven en ondernemers. Aangezien (zakelijke)knowhow snel wordt verspreid, gegevens op verschillende locaties worden bijgehouden en medewerkers logischerwijs niet altijd het geduld (of de tijd) hebben om elke potentiële informatiebron te doorzoeken, groeit het besef dat het beheren van kennisstromen een enorme meerwaarde kan opleveren. Zij die zich bewust waren van de potentiële voordelen begonnen dan ook snel te investeren in informatiebeheer.

Vandaag zien we dat dat de boodschap die het belang benadrukt van het beheren van kennis in heel wat sectoren weerklank heeft gevonden. Het eerder aangehaalde gezegde ‘kennis is macht’ van Sir Francis Bacon (1597) is dan ook meer dan ooit relevant. Toch blijkt het optimaal beheren van deze ‘macht’ in de praktijk minder evident dan vaak wordt aangenomen.

Drie fasen van kennisbeheer uitgelicht

Vooraleer wordt stilgestaan bij de enorme meerwaarde van een georganiseerd kennisbeheer komen we echter terug bij de definitie van Davenport die eerder werd besproken. Deze omschrijving legt dan ook verschillende elementen bloot waaruit kennisbeheer is opgebouwd. In wat volgt destilleren wij uit deze definitie drie verschillende fasen van KM die elkaar chronologisch opvolgen.

1. Het(bewust) verzamelen en documenteren van kennis

Deze eerste stap omvat het vinden, identificeren en verzamelen van alle juiste informatie, plus het documenteren van eventuele ontbrekende details die idealiter zouden moeten worden opgenomen. Concrete tips hierbij zijn:

-         Identificeer welke gegevensbronnen en systemen moeten worden doorzocht.

-         Bepaal (de beste) methoden om informatie binnen het bedrijf te analyseren.

-         Alle relevante gegevensbronnen in kaart brengen.

-         Documenten scannen en door middel van tekstherkenning ontleden.

-         Alle kennis die niet toegankelijk is, omdat deze bijvoorbeeld enkel in het brein van een medewerker aanwezig is, documenteren.

-         Een controleoefening maken met een gezaghebbende om te verifiëren of de verworven informatie verantwoord wordt gedocumenteerd

2. Organiseren van de reeds verworven informatie

Deze tweede fase draait om het opzetten van het juiste systeem of proces zodat kennis eenvoudig en efficiënt terug te vinden is. Dit kan neerkomen op:

-         Een werkbare organisatiestructuur creëren.

-         De beschikbare informatie categoriseren en in kaart brengen.

-         Bepaalde inhouden linken aan gerelateerde documenten.

-         Onderzoeken hoe kennis vlot geïntegreerd kan worden in de structuur van de onderneming.

-         Toegankelijk maken van reeds vergaarde kennis.

3. Kennis beschikbaar stellen voor medewerkers

Na het verwerven en organiseren van het kennisbeheer volgt de belangrijkste stap: Een naadloze distributie van de informatie, zodat deze op elke zinvolle manier kan worden gebruikt om finaal de efficiëntie, productiviteit, procesverbetering en innovatie  van de onderneming te verbeteren. Het concretiseren van deze fase kan op volgende wijze worden vormgegeven:

-         Delen van de verzamelde informatie met medewerkers, teams of afdelingen

-         Voorzien van voorlichting/training van medewerkers omtrent het optimaal gebruik van het kennismanagementsysteem

-         Medewerkers voorzien van de mogelijkheid om feedback te verlenen.

-         Evaluatie en bijsturingsmomenten organiseren.

-         Bevordering van een bedrijfscultuur die het delen van kennis bevordert en waardeert

Waarom een kennisbeheersysteem opzetten?

Na verduidelijking van het concept kennisbeheer en het uitdiepen ervan inverschillende fasen is het moment aangebroken om stil te staan bij de voordelen van een georganiseerd KM.

In eerste instantie behoudt een succesvol kennisbeheer het intellectuele kapitaal van de onderneming en maakt ze dit beschikbaar. Dit resulteert logischerwijs in heel wat onmiddellijke voordelen: minder (her)creatie van inhoud die reeds werd gemaakt, tijdswinst en minder frustraties voor werknemers,  en finaal hogere winstmargesvoor de onderneming zelf.

Verder kan een operationeel kennisbeheer een antwoord bieden  op het probleem van kennisverlies bij het(tijdelijk) wegvallen van werknemers. Wanneer collega’s bijvoorbeeld afwezig zijn wegens verlof of ziekte, blijft hun expertise toch beschikbaar voor de rest van het kantoor. Zelfs wanneer een medewerker het kantoor permanent verlaat, blijft zijn of haar kennis, die mogelijk jarenlang werd opgebouwd, toch beschikbaar voor de overige teamleden.

Ten slotte zijn jonge mensen vandaag meer dan ooit vertrouwd met het internet en de mogelijkheden die dat met zich meebrengt. In enkele toetsaanslagen vinden ze meteen waarnaar ze op zoek zijn... Tot ze beginnen werken bij een advocatenkantoor. Want heel wat kantoren slagen er niet in om een werkomgeving te creëren waar zij die gewoonten kunnen aanhouden. Kennis zit er verscholen in stoffige kasten of ellenlange mappenstructuren op servers. De gevolgen? (Opnieuw) frustratie en tijdverlies.

Is het niet aangewezen om (jonge) medewerkers te laten functioneren in een omgeving waar ze optimaal kunnen presteren? Een werkbaar kennisbeheersysteem zet ze in elk geval op weg. Meer nog: nieuwe, jonge werknemers worden dankzij dergelijke systemen als het ware ondergedompeld in de reeds bestaande kantoorkennis en worden in staat gesteld om meteen te presteren op een hoger niveau. En is dat niet wat een goede stagiair of jonge advocaat wil? En wat het kantoor uiteindelijk van hen verwacht.

‍