Statistieken rond kennisbeheer helpen uw kantoor om de ROI te bepalen

Medewerkers die plannen uitwerken rond een digitaal kennisbeheer om tijdsbesparing en een Return on Investment (ROI) te bewerkstelligen, botsen nog vaak op interne weerstand van leidinggevenden. Deze willen geen investering doen op basis van een buikgevoel dat zegt dat kennisdeling/beheer een enorme tijds- en efficiëntiewinst met zich meebrengt, maar baseren zich enkel op harde cijfers.

Om een business case op te bouwen die de investering in een nieuw kennisbeheerplatform kan verantwoorden is het cruciaal om eerst een evaluatie te maken van de huidige inspanningen die worden ondernomen Knowledge management. Welke technologie wordt vandaag gebruikt? Hoe wordt deze beoordeeld? Hoe moeilijk (of makkelijk) is het voor werknemers om informatie te vinden die ze nodig hebben? Hoeveel tijd hebben ze hiervoor nodig?

De idee om de ROI van kennismanagement of het succes van kennisdeling te meten kan ontmoedigend lijken maar de antwoorden op bovenstaande vragen zijn toch belangrijk. Zij kunnen helpen om een strategie te ontwikkelen omtrent kennisbeheer/kennisdeling die een onmiddellijke impact heeft op de bedrijfsresultaten. Wanneer verder blijkt dat kennisbeheer op kantoor voor verbetering vatbaar is, is het zinvol om eerst stil te staan bij de mogelijkheden en systemen die vandaag beschikbaar zijn voor de medewerkers, vooraleer op zoek te gaan naar een nieuw en omvattend Knowledgemanagementsysteem.

Welke technologie gebruikt uw kantoor vandaag om kennisdeling mogelijk te maken op kantoor?

In veel gevallen zullen kantoren niet gebruik maken van één technologie, maar zullen ze diverse opties combineren. Denk bijvoorbeeld aan een chat, mailbox, intranet of misschien er is er zelfs al een platform voorhanden. Een cruciale afweging is of uw werknemers/collega’s (één van) de beschikbare technologieën effectief gebruiken om informatie te vinden waar ze naar op zoek zijn. Indien dit niet het geval is, of niet in die mate die u voor ogen hebt, is dat een teken dat het huidige systeem waarschijnlijk niet aan de interne behoeften voldoet.

De acceptatiegraad van uw werknemers is daarom één van de meest eenvoudige statistieken om te achterhalen of uw huidige systemen voldoen. Hoeveel procent van mensen op kantoor gebruikt de technologie om hun werk te verbeteren? Ga dit na voor alle beschikbare technologieën (Outlook, Slack, Teams, Sharepoint, Google Drive, …) door middel van bijvoorbeeld interviews of enquêtes.

Als uit de resultaten van uw interviews of enquête blijkt dat werknemers zich onvoldoende comfortabel voelen bij het gebruik van de huidige technologie of het gevoel hebben dat het systeem te weinig in staat is om hen te helpen informatie te vinden die ze nodig hebben, dringt de transitie naar een modern kennisbeheerplatform zich op.

Monitor de betrokkenheid van medewerkers dankzij uw nieuwe platform

Het identificeren van blinde vlekken binnen de huidige inspanningen rond kennisdeling ondersteunt het pleidooi om een nieuwkennisbeheerplatform te implementeren kantoor. Toch zal deze analyse in veel gevallen onvoldoende zijn om leidinggevenden te overtuigen om ook effectief te investeren. U zal opzoek moeten gaan naar harde gegevens om de (meer)waarde te laten zien van de nieuwe tool.

Een vertrekpunt kan zijn om te kijken naar hoe teamleden omgaan met het nieuwe platform. Gebruiken ze het regelmatig? Welke inhoud is fundamenteel? Ga met andere woorden op zoek naar de betrokkenheid van medewerkers. Verschillende statistieken kunnen hierbij helpen:

1. Weergaven

Hoeveel gebruikers hebben op een specifiek document geklikt? Welke bestanden krijgen de meeste (of de minste) views? Door naar de inhoud te kijken met de grootste en minste weergaven, krijgt u inzicht in welke kennis het meest gevraagd is op kantoor en welke kennis minder vaak wordt aangewend. Op die manier weet u meteen welke moet worden aangevuld om beter in te spelen op de behoeften van werknemers.

 2. Rating

Als uw gekozen kennisbeheerplatform de mogelijkheid biedt om de kwaliteit van documenten te beoordelen, door bijvoorbeeld een score toe te kennen, kunt u de populariteit en kwaliteit van de inhoud nauwgezet opvolgen.Welke berichten krijgen de meeste (of de minste) ‘likes’? Welke documenten krijgen de hoogste score? Naast het monitoren van de kwaliteit van documenten verkrijgt u eveneens inzicht in de betrokkenheid van medewerkers.

 3. Opmerkingen

Wanneer gebruikers in de mogelijkheid zijn om te reageren op inhoud verhoogt dit opnieuw niet alleen de kwaliteit ervan, maar zijn ze ook onmiddellijk betrokken bij het systeem. Leidinggevenden kunnen dan zien welke medewerkers het meeste commentaar geven, de kwaliteit van de inhoud monitoren en meteen de betrokkenheid van medewerkers evalueren op basis van deze inzichten.  

 4. Aantal nieuwe bestanden dat wordt opgeladen

Ook de berichtfrequentie stelt het kantoor in staat de betrokkenheid van medewerkers rechtstreeks te meten. Hoeveel nieuwe documenten worden wekelijks opgeladen naar het platform? Het is natuurlijk wel cruciaal om te blijven waken over de kwaliteit van de inhoud. Documentatie opladen met weinig- of repetitieve inhoud heeft natuurlijk geen zin.

Het monitoren van bovenstaande betrokkenheidstatistieken dient vanzelfsprekend regelmatig en structureel te gebeuren. Eenmalige of occasionele metingen geven vaak een vertekend beeld. Het monitoren is niet alleen belangrijk om de betrokkenheid van medewerkers en de kwaliteit van de inhoud te bewaken maar stelt ook instaat om het knowledgemanagement van het kantoor meteen bij te sturen als dat nodig is.

Implementeer prestatiestatistieken voor uw nieuwe platform

Naast het verhogen van de betrokkenheid van medewerkers dient het nieuwe kennisbeheerplatform natuurlijk ook een positieve impact tehebben op de bedrijfsprocessen op kantoor. Het monitoren van prestaties kan natuurlijk complex zijn omdat gebruikersgedrag moeilijk te meten is.  Een interessant uitgangspunt om dit toch te doen is daarom  gebruik te maken van 'voor' en 'na'-statistieken.

Dit kan u doen door, vooraleer u van start gaat met het platform, doelen te stellen. Voer vervolgens basismetingen uit die overeenkomen met deze doelen. Wanneer het kantoor nadien enige tijd aan de slag is met de nieuwe software kan u nagaan wat de impact ervan is. Voorbeelden van vragen die resulteren in dergelijke ‘voor’ en ‘na’-statistieken kunnen zijn:

-         Tijd die werknemers besteden aan het zoeken naar informatie om hun werk uit te voeren

-         Tijd die  werknemers besteden aan repetitieve taken

-         Tijd die wordt besteed aan training voor nieuwe medewerkers

-         …

Wanneer het kantoor na een analyse van de bestaande technologieën besluit om te investeren in een nieuw kennisdeelplatform moeten medewerkers overtuigd worden om aan de slag te gaan met de nieuwe software. Om na te gaan in hoeverre dit ook in de realiteit het geval is kunnen betrokkenheidsstatistieken meteen inzicht verschaffen.

Naast deze analyse en de betrokkenheidstatistieken zullen verder uiteindelijk de statistische gegevens omtrent prestaties cruciaal zijn voor de initiatiefnemers- en voortrekkers van het nieuwe softwarepakket. Zij kunnen deze aanwenden ten aanzien van leidinggevenden om aan te tonen dat de nieuwe tool onmiddellijke winst en een direct rendement zal opleveren voor het kantoor en haar medewerkers. Een win-winsituatie die meteen zicht- en meetbaar is.

‍