Benut uw (crisis)tijd optimaal: structureer de kennis van uw kantoor

Goed knowledgemanagement is cruciaal voor iedere professional in de kenniseconomie. Het is dan ook onbegrijpelijk dat verschillende kantoren en instellingen nog steeds onvoldoende inzetten op het efficiënt beheer van de kennis die ze in huis hebben. Maar wat als u van deze crisisperiode nu eens gebruik zou maken om uw interne kennisbeheer te ordenen en te organiseren?  U zult er snel de vruchten van kunnen plukken… 

Hebben uw medewerkers thuis toegang tot alle nodige kennis?

De strenge maatregelen ten gevolge van het coronavirus hebben logischerwijs flinke gevolgen voor ondernemingen. Mensen moeten nu thuis te werken en direct contact met hun collega’s te vermijden. Af en toe een dag ongestoord thuiswerken kan de productiviteit zeker ten goede komen. Maar dan hebben uw medewerkers natuurlijk toegang nodig tot dossiers, documenten en kennis om hun taak naar behoren uit te voeren. Wat als die toegang alleen gegarandeerd is op de werkplek zelf? Ja, dan komt de efficiëntie van thuiswerk in het gedrang natuurlijk. Zeker nu de thuiswerkperiode voor velen langer duurt.

‍

Tijdverlies door inefficiënt kennisbeheer

Onderzoek toont aan dat medewerkers gemiddeld zes uur per week verliezen omdat ze de aanwezige kennis niet optimaal benutten. Dat komt doordat ze reeds eerder gedaan werk opnieuw (moeten) doen of simpelweg omdat ze cruciale kennis niet (makkelijk) terugvinden, hoewel die beschikbaar is op kantoor. Tijd en energie die ze nuttiger kunnen besteden.

‍

Kennis als motor van uw kantoor

Net zoals in de logistiek stockbeheer van producten cruciaal is voor een goede operationele werking,  is voor juridische professionals stockbeheer van kennis cruciaal. U moet er met uw kantoor dan ook de nodige aandacht en zorg aan besteden door documenten voor iedereen eenvoudig toegankelijk te maken en kennisdelen te bevorderen. Pluspunten? Uw kantoor werkt efficiënt en dynamisch. U kunt kwaliteit en uniformiteit bewaken. En voor uw medewerkers worden thuiswerk en alternatieve  samenwerkingsvormen heel wat makkelijker en veiliger. 

‍

Laat medewerkers meebouwen aan een collectief kennisbeheer

Wil u een effectief kennisbeheersysteem opzetten? Neem er dan zeker de nodige tijd voor. En schakel uw medewerkers in om samen het systeem uit te bouwen. Nu zit de expertise van uw kantoor misschien nog verdeeld, diep verscholen in mappenstructuren waarbij ieder zijn eigen classificatiemethode hanteert. Hierdoor blijft de opgebouwde kennis een individuele aangelegenheid, terwijl collectieve kennis zoveel waardevoller is. Geïndividualiseerde kennis wordt zeker problematisch wanneer medewerkers thuis werken of om welke reden dan ook afwezig zijn op kantoor. Voor de collega’s wordt het dan quasi onmogelijk om kennis die er wel is, snel en efficiënt terug te vinden.

Door uw kennis beschikbaar te stellen creëert het kantoor een collectief geheugen waar andere medewerkers optimaal gebruik van kunnen maken.  Werk als moderne onderneming mee aan het omzetten van individuele expertise in collectief goud. Goud dat vooral na crisistijd tot volle expansie komt.

‍