Bent u van plan om weldra te starten met een gloednieuw advocatenkantoor? Met deze 5 Legal Tech Tips mist u de trein (der digitalisering) niet!

De Belgische advocatenmarkt is al enkele jaren in beweging. Sommige kantoren verdwijnen, andere smelten samen, maar voornamelijk heel wat nieuwe kantoren verschijnen aan de horizon. Uitdagingen – zoals overleven in een gedigitaliseerd en voortdurend veranderend economisch klimaat – waren nog nooit zo groot. Daarom verzamelen wij 5 handige tips om (nieuwe) kantoren op weg te helpen.

1.      Selecteer een geïntegreerd dossierbeheersysteem

Een gestructureerd e-mail en dossierbeheer is voor de advocaat van vandaag een cruciaal element om een efficiënt en modern kantoor uit te bouwen. Er bestaan heel wat verschillende pakketten die over diverse functies beschikken om het dossierbeheer van uw onderneming succesvol te organiseren. Bij het maken van een keuze is het belangrijk om stil te staan bij de mate van integratie van het betreffende pakket. Gaat het hier om software die in de mogelijkheid is aan te sluiten op andere softwarepakketten (die hierna aan bod komen) of staat het product daarentegen op zichzelf? Wanneer software op zichzelf opereert, en niet in de mogelijkheid is om te koppelen- of te integreren met andere specifieke producten dan staat dit een sterk gedigitaliseerd kantoor logischerwijs in de weg.

Eens de beslissing genomen is voor een bepaald softwarepakket kunnen gestandaardiseerde werkprocessen worden gecreëerd. Onder meer het verzamelen en beheren van informatie, de communicatie met cliënten en voor eerder uitvoerende taken dienen processen te worden geïnstalleerd. Wanneer deze werkprocessen optimaal op elkaar worden afgestemd en het kantoor daarnaast beschikt over een dossierbeheer dat in de mogelijkheid is om te koppelen met bijvoorbeeld contract- of knowledge management systemen wordt een eerste cruciale stap gezet naar een dynamisch en gedigitaliseerd advocatenkantoor.

2.      Verbind cliënten en professionals met elkaar aan de hand van een Interne chatmogelijkheid

Wanneer u een chatbot toevoegt aan uw website wordt uw kantoor in de mogelijkheid gesteld om repetitieve processen te automatiseren en uw volledige dienstverlening te digitaliseren. Cliënten krijgen de mogelijkheid om het juridische probleem te verduidelijken en krijgen meteen een toelichting omtrent de specifieke werkwijze van het kantoor. Dergelijke chatbots verkleinen bovendien de kloof tussen de professional en de client. Potentiële cliënten krijgen zo de mogelijkheid om sneller en zonder barrières een eerste contact mogelijk te maken met een advocaat. Een meerwaarde voor alle partijen is het gevolg.

3.     Onderdruk uw natuurlijke neiging om “het wiel opnieuw uit te vinden” met Knowledge management op maat van uw kantoor

Knowledge management maakt het eenvoudiger om interne kennis-of de mensen die hierover beschikken - te vinden. Onderzoek leert dat een georganiseerd kennisbeheer een grote impact heeft op de efficiëntie en productiviteit van juridische ondernemingen en resulteert in een besparing van 6 uur per week (per medewerker)! Het verzamelen en beheren van fundamentele interne kennis lijkt een hele opdracht, maar wanneer u beschikt over een dynamisch kennisbeheerplatform dat toegankelijk is voor al uw medewerkers, blijkt dit in de praktijk zeer eenvoudig te realiseren. Op de markt zijn er zelfs programma’s die in minder dan één dag volledig up and running zijn én tegelijkertijd volledig zijn afgestemd op de structuren van het kantoor.

Kennisbeheer stelt advocaten in staat om vlot kennis uit te wisselen en razendsnel adviezen of conclusies van medewerkers of concullega’s te raadplegen. Een  gesofisticeerde zoekmotor stelt medewerkers in staat om na enkele toetsaanslagen te vinden waarhij of zij naar zoekt. Naast een verhoogde productiviteit krijgen kantoren met een sterk kennisbeheer de mogelijkheid om een kennisdeelcultuur te realiseren op de werkvloer. Dit resulteert opnieuw in een verhoogde efficiëntie maar zorg tdaarnaast voor een fijne werkplek waar medewerkers het maximum uit de kennis van het kantoor kunnen halen.

4.     Optimaliseer uw contractmanagementmet de juiste Contract Drafting Tool

Een efficiënt beheer van contracten is één ding, deze vervolgens optimaal benutten is nog iets anders. Juridische experts doen vandaag nog te vaak een beroep op eenvoudige sjablooneditors om louter blindevlekken in een document op te vullen. Er is echter nog steeds een intensieve controle nodig om te corrigeren waar nodig. Tijd en energie die nutteloos verloren gaat.  Met sjablooneditors zijn deze professionals bovendien onvoldoende in staat om complexere documenten vorm te geven.

Ga daarom op zoek naar gesofisticeerde software waarmee u zelf bouwstenen kunt creëren die deze op een intelligente wijze automatisch toevoegt aan uw contract. Clausules worden zo verzameld en meteen werkbaar gemaakt. Deze werkwijze zorgt niet alleen voor een consistent contractbeheer maar stelt tevens nieuwe medewerkers in staat om meteen mee te gaan in de workflow van het kantoor. Dergelijke tools resulteren zo niet enkel in een structurele tijdswinst bij contractbeheer, maar ondersteunen tevens bij de onboarding van nieuwe werknemers.

5.     Bellen via cloud (VoIP): Creëer mogelijkheden en werk kostenbesparend

VoIP - telefonie maakt het mogelijk om als kantoor een gemeenschappelijk netwerk te gebruiken voor spraak en data. Deze cloud toepassing werkt logischerwijs online waardoor er geen fysieke telefooncentrale meer nodig is. Een belangrijk motief voor kantoren om gebruik te maken van VoIP is kostenbesparing. Terwijl digitale telefonie specifieke apparatuur vereist, die vrij duur is in onderhoud en kostprijs, kan IP-telefonie draaien op eender welk data - apparaat (PC, tablet, smartphone, …) waardoor de kosten lager liggen.

Naast het kostenbesparend karakter van VoIP beschikt dit product over diverse functionaliteiten die resulteren in de best mogelijke belervaring voor zowel uw medewerkers als cliënten. De functie die misschien wel het meeste mogelijkheden creëert is deze om uw belservice te koppelen aan andere webtools, zoals online agenda’s of CRM-systemen. Het bewerkstelligen van een geïntegreerde service wordt op deze manier kinderspel.

‍

Conclusie: Selecteertools die op elkaar afgestemd (kunnen) worden.

Software pakketten verhelpen vaak een specifieke nood en voor elke nood bestaan er dan ook nog een dozijn oplossingen. In dit artikel wordt getracht om cruciale behoeften van (beginnende) kantoren op te lijsten. Zoals gezegd is het echter belangrijk dat tools niet louter op zichzelf opereren. Wanneer programma’s niet in staat zijn te interageren met andere tools gaat er voor medewerkers opnieuw heel wat tijd verloren met bijvoorbeeld het overzetten van input van pakket A naar pakket B (en zelf pakket C).

Wanneer u een pakket selecteert houdt dan zeker rekening met de integratiemogelijkheden van de betreffende tool. U zult meteen merken dat programma’s die in de mogelijkheid zijn om samen te werken elkaar drastisch versterken. Kennismanagement, dossierbeheer, contract drafting, chatbots, … gaan dan hand in hand met elkaar én uw (nieuw) kantoor.

‍