Knowlex innoveert met filters op maat van elk kantoor

Wij geloven dat kantoren hun werkprocessen moeten kunnen integreren in Knowlex in plaats van andersom. Daarom streven we er naar om een Knowlex-omgeving op maat te creëren voor onze klanten. In het verlengde daarvan heeft ons development team recent enkele ingrijpende veranderingen doorgevoerd binnen onze filtermogelijkheden (of Custom Fields,) om deze te optimaliseren en kantoren de mogelijkheid te geven om filters perfect te kunnen afstellen op interne noden.

Custom Fields of filters

Naast de categorie (of het type) van document en verschillende groepen hebben wij op vraag van onze klanten – ondertussen al een hele tijd geleden-  Custom fields toegevoegd als (optioneel) structuurelement binnen Knowlex. Concreet komt het erop neer dat kantoren zelf op verschillende manieren filters kunnen aanbrengen. Zo kunnen ze ervoor opteren om bijvoorbeeld te filteren op ‘rechtsdomein’, ‘team’ of ‘documentdatum’ afhankelijk van de gekozen CF.

CF in bulk toevoegen aan opgeladen documenten

Tot voor kort was het niet mogelijk om, wanneer gebruikers meerdere documenten tegelijkertijd wilden opladen, Custom Fields toe te kennen op grote schaal. Gebruikers moesten handmatig voor elk document de juiste CF invoeren. Zeker wanneer kantoren net van start gingen met Knowlex – en er bijgevolg heel wat documenten moesten worden opgeladen – kon dit proces (te)veel tijd in beslag nemen.

Ons team heeft de afgelopen periode echter hard gewerkt om deze functie te optimaliseren. Hierdoor is het vanaf heden mogelijk om tot wel 100 documenten op te laden op Knowlex, én met 1 muisklik een Custom Field toe te kennen aan al deze documenten.

Custom Fields krijgen bijzondere aandacht binnen uw zoekscherm

De meest fanatieke Knowlex-gebruikers hebben bovendien ongetwijfeld gemerkt dat er de afgelopen week enkele vormelijke aanpassingen werden doorgevoerd binnen Knowlex. Naast het verwijderen van minder nuttige metadata – die bovendien nog steeds terug te vinden is, hetzij op een andere plaats – springt de nieuwe weergave van de Custom Field meteen in het oog bij zoekopdrachten.

Dankzij deze wijziging zien gebruikers met één oogopslag welke Custom Field gelinkt is aan het betreffende document. Naast onze gangbare structuurelementen (categorie, groepen, tags en beschrijving) krijgt dus ook de Custom Field of filter van een document een zichtbare (en centrale) plaats binnen het Knowlex-scherm.

MultiSelect Custom Fields: als (nabije) toekomstmuziek

Naast bovenstaande wijzigingen werkt ons team hard aan een bijkomende innovatie, namelijk één Custom Field multi selecteerbaar maken. Concreet zou een document dankzij deze upgrade dan aan meerdere rechtsdomeinen of teams tegelijkertijd toegekend kunnen worden. Met deze finale stap zouden de Custom Fields volledig kunnen worden afgesteld naargelang de voorkeuren van het kantoor. Wij hopen dan ook binnenkort meer nieuws hierover aan te kondigen.

‍