Privacy beleid

Bij Knowlex streven we ernaar om de privacy van onze bezoekers en gebruikers te beschermen.

Knowlex heeft de rol van verwerkingsverantwoordelijke als het gaat om gegevens in verband met onze klanten. Bijvoorbeeld, wanneer u onze marketingwebsite bezoekt en een offerte aanvraagt, verzamelen we enkele persoonsgegevens over u (zoals uw naam en e-mailadres) om u te kunnen helpen. In andere situaties heeft Knowlex de rol van gegevensverwerker. Wanneer een klant gebruikmaakt van Knowlex om documenten op te slaan en te verwerken, is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en is Knowlex de verwerker. In het onderhavige document omschrijven we de gegevens die in beide situaties worden verzameld.

Transparantie in verband met diensten verstrekt door derden Knowlex zou niet mogelijk zijn zonder een beroep te doen op diensten verstrekt door derden. We willen u graag in een leesbaar formaat een overzicht geven van de externe diensten waarop we een beroep doen en van de manier waarop en de reden waarom we er beroep op doen.

Cloud & gegevenscentra
Knowlex draait op Amazon Web Services (AWS). Dit omvat onze applicatie (app.knowlex.be). Er worden verschillende AWS-diensten samen gebruikt (EC2, RDS, S3, Route53,...). Alle gegevens worden opgeslagen in Ierland en sommige back-ups bevinden zich in andere AWS-gegevenscentra in heel Europa.

Gebruiksstatistieken, opvolging (tracking) & marketing
We maken gebruik van Google Analytics en Google AdWords. We zouden gebruik kunnen maken van re-marketing van Google aangezien dit een doeltreffende manier is om op de radar van potentiële klanten te blijven. We zouden ook kunnen adverteren op LinkedIn en Facebook.

Ondersteunende dienst
De kleine chatbox rechtsonder in de Knowlex applicatie wordt mogelijk gemaakt door Intercom. Intercom verzamelt bepaalde metagegevens, zoals uw browsergegevens en Geolocatie. We delen tevens uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en mogelijks aanvullende metagegevens. Dit helpt ons echt om u een persoonlijke en snelle ondersteuning te bieden.
‍
Authenticatie
Om beheerders op een veilige wijze te authenticeren, maken wij gebruik van de dienst Auth0. Noch Knowlex noch Auth0 slaat uw wachtwoorden op in een niet-gehashte, leesbare tekst.
‍
Weekoverzicht
We verzenden wekelijks een korte e-mail aan de gebruikers. Deze e-mail bevat informatie over nieuwe documenten die aan Knowlex zijn toegevoegd. Deze e-mail wordt verzonden via Sendgrid.

Overeenkomst betreffende de gegevensverwerking
Elke klant zal tevens een bijkomende Overeenkomst betreffende de Gegevensverwerking ontvangen. In deze overeenkomst wordt de relatie tussen Knowlex als "verwerker" en de klant als "verwerkingsverantwoordelijke" voor de werknemersgegevens uiteengezet.

Soorten persoonsgegevens die door Knowlex in zijn hoedanigheid van verwerker worden verzameld
Knowlex heeft de rol van verwerkingsverantwoordelijke als het gaat om gegevens in verband met onze klanten. In deze afdeling wordt uiteengezet welke gegevens er worden verzameld. Knowlex kan de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
• E-mailadres
• Naam
• Familienaam
• ...

Knowlex verzamelt ook automatisch anonieme gegevens over uw gebruik van de Website en Knowlex via het Platform. Als zodanig zal Knowlex bijvoorbeeld automatisch opslaan welke afdelingen van de Website en van het Platform u bezoekt, welke webbrowser u gebruikt, welke website u hebt bezocht wanneer u toegang heeft tot de Website. Wij kunnen u niet identificeren aan de hand van deze gegevens, maar dit stelt Knowlex in staat om statistieken op te stellen over het gebruik van de Website en van het Platform.

Methodes waarop persoonsgegevens worden verzameld
Deze persoonsgegevens worden verzameld in het kader van:
• Een aanvraag om een offerte
• Een samenwerking met Knowlex
• Het aanmaken van een (gratis of betalende) account
• Het gebruik van de diensten via het Platform
• Het invullen van persoonsgegevens op het Platform
• ...

Gebruik van persoonsgegevens

Knowlex kan uw persoonsgegevens gebruiken om:
• De diensten voorzien in de overeenkomst uit te voeren (m.i.v. de opvolging daarvan)
• Een (gratis of betalende) account aan te maken en deze te bevestigen
• Een offerte op te stellen
• De opvolging uit te voeren na een vergadering
• De diensten via het Platform te verstrekken
• Ondersteuning te verstrekken
• Gerichte marketing en advertenties te verzenden, evenals updates en promotionele aanbiedingen op basis van uw communicatievoorkeuren en - in voorkomend geval - na uitdrukkelijke toestemming
• ...
‍

Opslag van persoonsgegevens
Tenzij een langere opslagperiode wordt vereist of gerechtvaardigd is op basis van (i) de wetgeving of (ii) de naleving van een andere wettelijke verplichting, zal Knowlex uw persoonsgegevens slechts opslaan voor de termijn die nodig is ter verwezenlijking van de betrokken doelstelling zoals voorzien in de Privacyverklaring onder de titel "Gebruik van persoonsgegevens".

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Knowlex mag geen enkele persoonsgegevens aan derden verstrekken tenzij dit noodzakelijk is in het kader van het leveren en optimaliseren van de Knowlex-diensten (met inbegrip van maar niet beperkt tot onderhoudswerkzaamheden, de betalingsverwerking en het gegevensbeheer. Indien het noodzakelijk zou zijn dat Knowlex uw persoonsgegevens aan derden zou verstrekken in deze context, moet de derde uw persoonsgegevens gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

Niettegenstaande het voorgaande, is het echter mogelijk dat Knowlex uw persoonsgegevens verstrekt:
• Aan de bevoegde overheden (i) als Knowlex hiertoe verplicht is krachtens de wet of krachtens gerechtelijke of toekomstige gerechtelijke procedures en (ii) om onze echten te vrijwaren en te verdedigen;
• Als Knowlex, of het grootste deel van zijn activa, door een derde worden overgenomen, in welk geval uw persoonsgegevens - die Knowlex heeft verzameld - deel uitmaken van de overgedragen activa;

In alle andere gevallen zal Knowlex uw persoonsgegevens niet aan derden verkopen, verhuren of doorgeven, behalve wanneer het (i) daartoe uw toestemming heeft verkregen en (ii) een overeenkomst betreffende de gegevensverwerking heeft afgesloten met de betrokken derde, die de noodzakelijke garanties in verband met de vertrouwelijkheid en de privacy-naleving van uw persoonsgegevens bevat.

Beveiliging van persoonsgegevens
Knowlex neemt de redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen om (i) niet-geoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens en (ii) een verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens te vermijden. Knowlex slaat alle persoonsgegevens die het heeft verzameld op in de Cloud (met gegevenscentra binnen de EU). Niettegenstaande Knowlex' beleidsregels in verband met de beveiliging, het nazicht dat wordt uitgevoerd en de acties die het in dit verband voorstelt, kan een onfeilbaar beveiligingsniveau niet worden gegarandeerd. Aangezien geen enkele wijze van verzenden of doorsturen via internet, of enige andere wijze van elektronische opslag 100% veilig is, kan Knowlex in dit verband geen absolute beveiliging garanderen. Ten slotte zal de beveiliging van uw account ook gedeeltelijk afhangen van de vertrouwelijkheid en complexiteit van uw wachtwoord. Knowlex zal u nooit verzoeken om uw wachtwoord mee te delen, wat betekent dat u uw wachtwoord nooit persoonlijk hoeft mee te delen. Als u uw wachtwoord toch aan een derde hebt meegedeeld - bijvoorbeeld omdat deze derde heeft aangegeven u aanvullende diensten te willen verstrekken - zal deze derde toegang hebben tot uw account en tot uw persoonsgegevens via uw wachtwoord. In dergelijke gevallen bent u aansprakelijk voor de transacties die plaatsvinden op basis van het gebruik van uw account. Daarom raadt Knowlex u ten zeerste aan om uw wachtwoord onmiddellijk te wijzigen en met ons contact op te nemen als u opmerkt dat iemand toegang tot uw account heeft gekregen.

Grensoverschrijdende verwerking van persoonsgegevens
Elke doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een ontvanger van wie de woonplaats of maatschappelijke zetel gelegen is in een land dat geen deel uitmaakt van het adequaatheidsbesluit afgesloten door de Europese Commissie zal worden beheerst door de bepalingen van een overeenkomst betreffende de gegevensdoorgifte, die (i) de modelcontractbepalingen zal bevatten, zoals voorzien het "Besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Besluit 2010/87/EU)", of (ii) enig ander mechanisme op basis van de privacywetgeving, of van alle andere regelgeving in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

Bijwerking Privacyverklaring
Knowlex kan deze Privacyverklaring bijwerken door er op de Website een nieuwe versie van te plaatsen. Aldus wordt ten zeerste aangeraden om de Website en de pagina waarin de Privacyverklaring wordt uiteengezet regelmatig te raadplegen om zich ervan te vergewissen dat u voldoende op de hoogte bent van alle wijzigingen. De Website zal altijd de datum van de laatste wijzigingen vermelden.

Andere websites
De Website kan eventueel hyperlinks naar andere websites bevatten. In geen enkel geval is Knowlex verantwoordelijk voor het privacybeleid of de privacypraktijken van een derde.

Contacteer Knowlex
Als u vragen en/of opmerkingen hebt over de onderhavige Privacyverklaring of over de manier waarop Knowlex uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, verzoeken wij u met ons contact op te nemen:
• Via e-mail: info@knowlex.be
• Via de post: Knowlex, Kerkstraat 108, 9050 Gent, België

Als u niet tevreden bent met de manier waarop Knowlex uw vragen en/of opmerkingen heeft behandeld of als u klachten heeft over de manier waarop Knowlex uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Laatste bijwerking: 24/04/2024
Vragen over de veiligheid van uw gegevens? Contacteer ons.