Haal meer uit uw team: start vandaag met effectief kennisbeheer

Het opzetten van een werkbaar systeem inzake Knowledge Management lijkt voor accountants, advocaten en notarissen vaak een zwaardere klus dan deze in werkelijkheid is (of hoort te zijn). Dankzij een begeleidingstraject op maat, met onder meer algemene- maar ook zeer specifieke trainingen, doen we er bij Knowlex alles aan om waardevolle (interne) expertise maximaal te laten renderen.

In ons klantenbestand zitten kantoren met een uiteenlopende omvang, maar eveneens met diverse domeinen of werkvelden. Het begeleidingstraject dat wordt opgezet is dan ook sterk afhankelijk van de specifieke noden. In wat volgt nemen we u mee met de werkwijze van Knowlex, inclusief een concrete uitwerking binnen kenniskantoor VGD.

Fase 1) Kennis maken door kennismaken‍

Een cruciaal element bij het organiseren van een succesvol intern kennisbeheer vindt plaats bij de kennismaking met het kantoor, de zogenaamde ‘structuurmeeting’. Tijdens dit moment worden onder meer de werkprocessen van het kantoor in kaart gebracht. De informatie die we vergaren is fundamenteel om later de structuur van de finale Knowlex-omgeving perfect te kunnen afstemmen op de algemene werkwijze van het kantoor. Op die manier creëren we een omgeving op maat.

Fase 2) Training en begeleiding

Na het opbouwen van een digitale omgeving op maat is een volgende (logische) stap om medewerkers de functionaliteiten en mogelijkheden van het platform te laten leren kennen. Via een specifieke training van 30 à 45 minuten wordt het ganse kantoor ondergedompeld in een geoptimaliseerd kennisbeheer. Naast een toelichting van de functionaliteiten worden ook concrete tips en succesverhalen van andere kantoren gedeeld. Dergelijke sessie kan natuurlijk verschillende malen (of digitaal) worden georganiseerd.

Fase 3) (non-stop) ondersteuning

In de eerste maanden van de samenwerking intensifiëren wij de ondersteuning door op regelmatige tijdstippen contact op te nemen en te polsen naar de gang van zaken. Indien bijsturing- of aanpassingen van de Knowlex-omgeving nodig zou zijn, kunnen wij er op die manier meteen op inspelen. Daarnaast kunnen gebruikers van Knowlex te allen tijde bij ons terecht via ons helpcenter of onze zogenaamde ‘blauwe knop’. Via de ‘blauwe knop’ staan ze rechtstreeks in contact met één van onze medewerkers. Bij vragen omtrent het platform krijgen ze onmiddellijk antwoord zodat ze probleemloos verder kunnen werken.

Fase 4) (nieuwe) kennismaking of heropfrissing

Wanneer kantoren een tijdje gebruik maken van het platform heeft er soms een verloop plaatsgevonden in het personeelsbestand. Daarom organiseren wij jaarlijks een trainingsmoment, om nieuwe medewerkers wegwijs temaken binnen Knowlex. Vanzelfsprekend zijn ook medewerkers welkom die nood hebben aan een heropfrissing van de talloze functionaliteiten.

‍Case: begeleidingstraject VGD

We spoelen even terug naar maart 2020. In volle coronapandemie was het voor VGD belangrijk dat alle medewerkers van thuis uit beroep konden doen op de (eindeloze) kantoorexpertise. Initieel was enkel de Tax-afdeling van VGD met Knowlex aan de slag gegaan. Binnen dat departement deelden en centraliseerden medewerkers hun documenten.

Omwille van de nieuwe realiteit die Covid 19 met zich meebracht, was het voor Anthony Meul – vennoot bij VGD – belangrijk om sneller te schakelen en plots maakten ongeveer 300 accountants gebruik van Knowlex. De onboarding destijds verliep – zeker gezien omstandigheden waarbij fysieke bijeenkomsten uit den boze waren – via intensieve digitale ondersteuning zeer vlot.  

Vandaag maken meer dan 350 medewerkers gebruik van Knowlex en zijn we enkele jaren verder. Het leek ons, zeker na een opvolggesprek met Thomas Machtelinckx, IT manager binnen VGD, dan ook nuttig om een nieuw trainingstraject uit te werken. Op die manier krijgen alle medewerkers van VGD– zowel ‘oude’ als nieuwe – de kans om de kantoorexpertise maximaal aan te wenden. In samenwerking met Thomas werden diverse sessies georganiseerd en bezochten wij verschillende vestigingen. Later dit jaar zullen nog trainingen georganiseerd worden, zowel op locatie als digitaal, om een cruciaal elementvan VGD -intern kennisbeheer- systematisch te blijven verbeteren.

Deze begeleiding is zeer belangrijk, niet alleen omdat medewerkers komen en gaan, maar ook omdat Knowlex zelf blijft innoveren. De afgelopen jaren ontwikkelden wij verschillende nieuwe functies, die misschien nog onvoldoende bekend zijn voor al onze gebruikers. Via dergelijke specifieke trainingssessies kan het intern kennisbeheer van alle kantoren die werken met Knowlex (én bijgevolg hun expertise) duurzaam geoptimaliseerd worden.

‍