Kantoren plukken onmiddellijk vruchten van een effectief intern kennisbeheer

 Anno 2023, waar digitale omwentelingen welig tieren, is het effectief beheren en beschikbaar stellen van interne knowhow voor kennisberoepen actueler dan ooit. Informatiebronnen, in alle vormen en maten, lijken oneindig ter beschikking. Vaak beseffen kantoren echter onvoldoende dat het optimaal aanwenden van interne expertise het échte goud vormt en dat ze daar (meer) op moeten inzetten.

Interne knowhow zit overal (en nergens)

Een klassiek probleem voor kantoren met meerdere medewerkers: expertise en kennis zit verspreid over verschillende pc’s en is vaak niet beschikbaar voor degene die deze wil aanwenden. Naast frustraties en dubbelwerk kost een dergelijke (ineffectieve) workflow logischerwijs handen vol geld.

Een – al even – klassieke oplossing voor dit probleem is om zelf een kennisbeheersysteem te bouwen via gedeelde Excel files of Google drive. Een lage kostprijs en minimale inspanningen zijn daarbij de belangrijkste drijfveren. In eerste instantie lijkt dit knutselwerk ook te renderen, maar wanneer de omvang van de knowhow toeneemt blijken dergelijke constructies vaak onwerkbaar, met bovenstaande gevolgen (opnieuw) tot gevolg.

Doe beroep op een betrouwbaar kennisbeheersysteem

Het opzetten van kwaliteitsvolle en werkbare systemen heeft natuurlijk zijn kostprijs en vraagt een zekere betrokkenheid en inspanning van het kantoor. De return is echter – zoals verder in dit artikel aan bod komt – zeer groot. Kennisbeheersystemen kennen verschillende verschijningsvormen. Zo kan de software verschillende elementen bevatten, zoals een centrale database waarin juridische documenten, notities en precedenten of zelfs opleidingen worden opgeslagen en gedeeld. Het kan ook een intranet of portal bevatten waar medewerkers kunnen zoeken naar specifieke informatie of vragen kunnen stellen aan collega's.

Een goed systeem kunt u volledig aanpassen aan de specifieke behoeften van uw kantoor. Op die manier kunnen reeds bestaande structuren of processen behouden blijven. Een vlotte integratie van de software, door bijvoorbeeld trainings- of onboardingsessies te organiseren, is belangrijk om de betrokkenheid van het team te verkrijgen en finaal betere resultaten te bekomen.

Kennisdeling levert meteen op

De voordelen van het opzetten van een kennisbeheersysteem zijn legio. Het zal de efficiëntie van medewerkers verbeteren door het delen van informatie en ervaringen, wat leidt tot betere oplossingen en snellere responstijden op vragen. Cliënten zullen hierdoor de dienstverlening natuurlijk ook hoger inschatten.

Daarnaast dragen deze systemen – wanneer opleidingen en trainingen systematisch beschikbaar worden gesteld -   bij aan de (professionele) ontwikkeling van individuele medewerkers én het kantoor als geheel. Ten slotte, en zeker niet te onderschatten, levert een verhoogde efficiëntie van medewerkers een onmiddellijk concurrentievoordeel op ten opzichte van andere advocatenkantoren, met finaal hogere winstmarges en betere bedrijfsresultaten.

Zoals zo vaak resulteert een beperkte inzet (van inspanningen middelen) zelden in winst. Sla ingenieuze knutselwerken daarom beter over en doe meteen beroep op een professionele kennisservice. Dankzij een sterk softwarepakket, een optimale ondersteuning in het digitaliseringstraject en een gemotiveerd team zal uw kantoor meteen de vruchten plukken.

‍