5 redenen om (snel) van start te gaan met Knowlex

Ondertussen maken – tot ons groot plezier – al meerdere jaren talloze (juridische) professionals en kennisberoepers gebruik van Knowlex als tool om het (interne) kennisbeheer vorm te geven. Door de jaren heen heeft ons programma zich enorm ontwikkeld, en ook de komende periode staan er weer enkele innovaties klaar. In deze bijdrage willen we graag even stilstaan bij wat deze ontwikkelingen hebben bijgedragen aan de absolute meerwaarde van (een gedigitaliseerd kennisbeheer met) Knowlex.

‍

Om tot deze 5 punten te komen, hebben wij de afgelopen jaren heel wat gesprekken gevoerd met klanten, maar ook met externe organisaties en experts. Uit alle feedback die wij wisten te verzamelen, hebben wij vervolgens de vijf (meest vooraanstaande) eigenschappen van Knowlex gedestilleerd.

1.     Meteen toegang tot fundamentele kennis (van collega's)

Dankzij Knowlex wordt het bekende gezegde 'twee mensen weten meer dan één' zeer zichtbaar omgezet in de praktijk. Alle kennis die u, samen met uw collega's, op het platform hebt verzameld, is via uw mobiele apparaat of laptop direct toegankelijk wanneer u die nodig hebt. In de auto, in een restaurant of zelfs op het strand hebt u – indien nodig – alle beschikbare expertise letterlijk bij de hand.

Het woord ‘meteen’ in bovenstaande titel mag u bovendien letterlijk nemen: dankzij de innovatieve zoektechnologie zal Knowlex na enkele toetsaanslagen meteen resultaten presenteren die overeenstemmen met uw zoekopdracht. Onze krachtige OCR doorzoekt automatisch de volledige tekst van al uw documenten. Deze technologie is zelfs zo geavanceerd dat ook scans en video's volledig worden doorzocht.

De diverse structuurmogelijkheden (zoals filters of categorieën) bieden daarnaast handige ondersteuning om uw zoekopdrachten te verfijnen of te specificeren. Al deze elementen zijn zo ontwikkeld om ervoor te zorgen dat uw kennis (en die van uw collega's) zo snel mogelijk beschikbaar is, zeker wanneer u deze dringend nodig heeft.

2.     Verhoogde samenwerking en kennisdeling

Een vaak voorkomend probleem is dat organisaties of kantorende enorme hoeveelheid expertise die intern voorhanden is, niet optimaal benutten. Veel medewerkers zijn zelf niet of onvoldoende op de hoogte van het gigantische kennis(kapitaal) waarover collega's beschikken.

Wanneer bedrijven starten met een platform om kennis uit te wisselen, kunnen ze deze maximaal benutten en beschikbaar stellen voor de medewerkers. Op die manier creëert men een open, creatieve werkomgeving waar samenwerking centraal staat. Medewerkers kunnen een beroep doen op elkaars expertise en ondersteuning bieden waar nodig. Elk facet van kennis kan op die manier maximaal worden aangewend.

3.     Bescherming tegen kennisvlucht

Verlaat een senior medewerker uw kantoor? Door zijn of haar kennis structureel te verankeren binnen Knowlex bent u er zeker van dat uw huidige én toekomstige medewerkers toegang blijven behouden tot de waardevolle expertise die uw (voormalige) collega in de loop der tijd op het kantoor heeft verzameld.

Voor kantoren met een hoog personeelsverloop is dergelijke bescherming zeker waardevol. Het is bovendien zeer eenvoudig om de medewerker die het kantoor verlaat direct de toegang tot deze expertise te ontzeggen. Met één druk op de knop wordt toegang tot de databank van het kantoor ontzegd, maar blijft alle kennis wel beschikbaar voor andere medewerkers.

4.     Efficiëntere medewerkers en lagere kosten

Een digitaal kennisbeheersysteem brengt een zichtbare kost met zich mee, terwijl de meerwaarde vaak moeilijker in te schatten is. Wanneer kantoren kennisbeheer structureel verankeren in hun algemene werking, wordt de meerwaarde (en kostenbesparing) echter snel zichtbaar.

Aangezien elke (kennis)beroeper of juridisch professional behoefte heeft aan betrouwbare kennis en accurate informatie, is het cruciaal om deze snel ter beschikking te kunnen hebben. Wanneer werknemers dan ook systematisch kennis creëren en beschikbaar stellen via Knowlex, bouwt men razendsnel een efficiënte uitwisseling van expertise op.

Dat is precies wat onze software doet. Medewerkers krijgen onmiddellijk toegang tot een doorzoekbare (en slimme) kennisdatabank. Via hun smartphone, tablet of pc kunnen ze zelf op zoek gaan naar de nodige informatie, zonder daarbij hun werk te onderbreken of collega's te storen. Kennis enexpertise zijn op die manier overal beschikbaar, met een enorme efficiëntieverhoging tot gevolg.

5.     Razendsnel schaalbaar

Een groot voordeel van Knowlex is dat een enorme hoeveelheid medewerkers toegang kan krijgen tot de centrale kennishub. Doordat kennisuitwisseling logischerwijs betrekking heeft op elk element van eeder welke norganisatie, is schaalbaarheid in dergelijke cases fundamenteel.

In het verleden zijn dan ook regelmatig grote kantoren gestart met één afdeling of team waar gebruik werd gemaakt van het platform, om nadien door te schakelen naar verschillende afdelingen of zelfs het gehele personeelsbestand. Door het eenvoudig en gebruiksvriendelijk accountsbeheer, en de diverse mogelijkheden die er zijn om dit vorm te geven, is het mogelijk om snel alle werknemers te betrekken bij het intern kennisbeheer en te schalen indien nodig.

‍