Waarom ook kleine en middelgrote kantoren technologie (moeten) omarmen

Het is soms een strijd tussen David en Goliath. Grote juridische expertisekantoren die interessante dossiers wegkapen voor de ogen van kleinere – maar daarom niet minder getalenteerde – ondernemingen. Toch hebt u als klein of middelgroot kantoor goud in handen …. als u maar in technologie en digitale toepassingen investeert. Waarom? Wel daarom:

Mind the gap!

Tussen grote, middelgrote en kleine kantoren zijn er vanzelfsprekende ‘fysieke’ verschillen te onderscheiden. Van kantoorruimte tot het aantal medewerkers, de kloof lijkt soms onoverbrugbaar. De implementatie van technologie is echter net een “stille vennoot” die ook van kleinere kantoren echte powerbanks maakt.

Een kantoor met slechts een handvol medewerkers maar dat van de implementatie van digitale toepassingen in de juridische praktijk een topprioriteit maakt, zal het pleit steeds winnen van een grote speler die blijft vasthouden aan traditionele methoden. Een videoconferentie tussen een juridische professional en een cliënt maakt zo bijvoorbeeld brandhout van het beperkt aantal beschikbare kantoorruimtes. De integratie van een eenvoudige chatbot of een WhatsApp-functie op uw professionele website die 24/24 een eerste basisantwoord geeft op juridische vragen, overstijgt dan weer de personeelscapaciteit. Via deze en andere slimme communicatiestrategieën zorgt u er dus voor dat het plots lijkt alsof u honderden medewerkers in dienst hebt, terwijl u in werkelijkheid slechts bouwt op de expertise van een klein hecht team.

Cliëntgerichtheid

Wanneer u digitaal onderneemt, kan u ervoor zorgen dat u plots overal bent. Een goed uitgebouwde website, professionele sociale mediakanalen, digitale nieuwsbrieven, etc. dragen allen bij tot een verhoogde online zichtbaarheid van het kantoor en dat is precies waar uw (toekomstig) cliënteel steeds vaker naar op zoek is.

Ook wanneer u een trouw cliëntenbestand hebt, loont een investering in nieuwe digitale applicaties. Heeft een bestaande cliënt u bijvoorbeeld nog nooit gevraagd of het ook mogelijk is documenten of dossierstukken digitaal uit te wisselen? Is uw antwoord op die vraag ‘ja’, maar hebt u in zulke toepassingen nog niet geïnvesteerd, dan kan dit op termijn de tevredenheid van cliënten over uw aangeboden juridische dienstverlening schaden. Maar geen nood, er zijn immers heel wat handige applicaties op de markt die de digitalisering van papieren documenten mogelijk maken. Zo wordt het eenvoudiger om documenten digitaal te delen met cliënten maar uiteraard ook met uw eigen medewerkers.

Interne efficiëntieverhoging

Nieuwe technologie verbetert de interne werking van het kantoor. Ook al wordt u slechts geruggensteund door een klein team, informatie op een correctie manier digitaal verwerken en delen, helpt u om op een meer efficiënte manier juridische vraagstukken aan te pakken.

Bovendien bespaart u met het omarmen van nieuwe kantoorapplicaties kostbare tijd. Dat laat zich niet enkel voelen in de snelheid en efficiëntie waarmee u dossiers kan behandelen. Ook in ‘harde cash’ maakt dit wel degelijk een verschil. Meer ‘vrije tijd’ betekent immers ook ruimte om meer juridische vragen tegelijkertijd te beantwoorden, zonder dat u daarbij moet inboeten op de kwaliteit van uw dienstverlening. Het werken met digitale documenten op kantoor zorgt er bijvoorbeeld voor dat u opgedane juridische kennis uit het verleden – niet alleen die van uzelf maar ook die van andere kantoormedewerkers – beter kan aanwenden in nieuwe dossiers. Zo kan u dus sneller, maar voornamelijk ook meer kwalitatief en gefundeerd advies op maat verlenen aan (toekomstige) cliënten.

Budgetplan

Om technologie te kunnen omarmen is budget nodig. Daarin hebt u gelijk. Maar een sterke wil opent vele wegen. Hebt u er bijvoorbeeld al eens aan gedacht een strategisch technologieplan op te stellen? Daarin kan u bepalen welke beschikbare digitale tools u als primair beschouwt om de slagkracht van uw kantoor te vergroten. ‘Secundaire’ technologische stappen kan u op een later moment nemen.

Door zulke prioriteiten te stellen, kiest u bewuster voor toepassingen die úw kantoor specifiek ten goede komen én die aan uw kantoor dus een unieke ‘digitale identiteit’ geven. Technologiebudget wordt zo slechts aangewend op het moment dat ú de tijd rijp acht voor nieuwe investeringen. Het kan bijgevolg dus optimaal gespreid worden in de tijd.

Investeer in de toekomst

Investeren in nieuwe digitale applicaties op kantoor loont wel degelijk. Veranderingen in om het even welke context, lokken in het begin altijd wat aarzeling en bezwaren uit. Toch is de opluchting nadien groot wanneer u beseft dat u wel degelijk de juiste keuze maakte. Wat het beste argument is om u te overtuigen van een ‘digitale overstap’? Uw cliënten. De maatschappij evolueert met rassenschrede naar een steeds meer technologisch gevoede wereld. Daar maken ook u én uw cliënten deel van uit. Het is dus maar beter telkens een ‘digitale stap’ vooruit te denken om in de perceptie van uw belangrijkste stakeholders wel degelijk te scoren op vlak van innovatie en kwalitatieve dienstverlening. Niemand vraagt u ‘de grootste’ te zijn, maar ‘de beste’, is waar iedere cliënt naar op zoek gaat.

‍

‍

‍