Meer doen met de expertise van uw kantoor in vier stappen

Voor intellectuele beroepen is professionele kennis en expertise een onderscheidende succesfactor. Een cliënt doet namelijk een beroep op uw kennis, ervaring en wijsheid, eerder dan dat hij of zij een contract of akte koopt. Uw knowhow geeft de cliënt vertrouwen. Bij de organisatie van die kennis komen echter vaak enkele uitdagingen kijken:

• Dat document was ergens opgeslagen, maar waar?
• We zetten met de beste bedoelingen een boomstructuur op, maar die is te ingewikkeld, of we gebruiken hem niet correct.
• Collega’s moeten telkens weer hetzelfde document maken omdat het origineel niet meteen voorhanden is. Dat leidt tot tijdverlies.
• Wat gebeurt er met de kennis van een medewerker die afwezig is of naar een ander kantoor vertrekt?

Die uitdagingen biedt u het hoofd met effectief kennisbeheer. In dit artikel delen we een strategie voor kennisbeheer in vier stappen.

Aan de basis van alles ligt kennis creëren en verzamelen. Die stap – stap nul, als het ware – voert u dagelijks uit in uw professionele praktijk. U doet opzoekingswerk, schrijft brieven en verslagen, formuleert adviezen, maakt contracten of onderhandelt, legt conclusies neer … U genereert continu kennis of verzamelt ze om er iets nieuws mee te maken. Uw professionele kennis staat dus centraal in uw advocatenkantoor.

Stap 1: Organiseer kennis

Om de gecreëerde kennis later te hergebruiken, moet u eerst zorgen voor een goede organisatie ervan. Dat gebeurde vroeger, en soms nog, in archiefkasten met dossiers en mappen die volgens een bepaalde logica geordend zitten. De computer maakt het sorteren van documenten heel wat handiger. Waar kantoren initieel opteerden voor boomstructuren met mappen in mappen, kiezen ze nu voor slimmere en meer eigentijdse kennis- en dossierbeheersystemen. Die komen vaak met nuttige toepassingen als een krachtige zoekmachine, tekstherkenning en deelfuncties. Zulke functionaliteiten maken meteen ook de volgende stappen eenvoudiger.

Stap 2: Maak kennis beschikbaar

Kennis creëren, verzamelen en organiseren is niet voldoende. U moet ze ook toegankelijk maken voor uzelf en de medewerkers die nood hebben aan de documenten. Net zoals bij de organisatie van uw kennis biedt ook hier technologie onmisbare hulp. Het is bovendien belangrijk om te kiezen voor veilige systemen, zodat de vaak privacygevoelige cliënteninformatie waarmee u werkt, te allen tijde beschermd is.

Stap 3: Deel

Een volgende stap – waarbij technologie opnieuw uw partner is – is uw medewerkers ervan op de hoogte brengen dat de kennis beschikbaar is en ze delen op uw kantoor of met uw vakgenoten. Kennis wordt immers pas echt waardevol als u ze gericht deelt met de juiste persoon op het juiste moment. Die kan er iets nuttigs mee doen en ze verrijken. Zo ontstaat een keten van kennis die steeds versterkt wordt. Een deelcultuur creëren en medewerkers betrekken en motiveren om allemaal hun kennis te delen binnen het kantoor, is echter vaak de moeilijkste stap. In een vorige blog gaven we enkele aanwijzingen over hoe u zo’n deelcultuur met succes implementeert.

Stap 4: (Her)gebruik

Om de beschikbare en gedeelde kennis echt te laten renderen, moet iedereen ze ook actief gebruiken en hergebruiken. Maak dus gebruik van de bestanden die uw confraters delen: modellen voor contracten, brieven, rekentabellen, rechtspraak, checklists … en spoor anderen aan hetzelfde te doen. Een repetitieve taak als het opstellen van vaak heel gelijkaardige documenten, maakt u op die manier minder tijdrovend. Die tijd kunt u elders nuttiger besteden. Het actief delen en hergebruiken van de kennis van u en uw collega’s levert bovendien niet alleen tijdwinst op. Door te leren van en uit elkaars professionele kennis en ervaring, wordt iedereen sterker in zijn of haar adviespraktijk. Zo staat u uw cliënteel nog beter ten dienste. De verzamelde knowhow van uw kantoor binnen handbereik hebben, heeft dus alleen maar voordelen.

Wanneer u werk maakt van kennisbeheer en kennisdeling op uw kantoor, zorgt u ervoor dat de belangrijkste onderscheidende troeven van uw kantoor, de verzamelde expertise, optimaal renderen.Zowel uw kantoor als uw cliënteel zullen daar alleen maar voordeel uit halen. Aan de hand van onze strategie in vier stappen gaat u alvast de goede weg op. Gelukkig hoeft u er niet alleen voor te staan: met een toepassing als Knowlex maakt u van professionele kennis beveiligen, beheren en delen een evidentie.

‍