Massa’s mappen en documenten, maar waar zit de (juiste) kennis?

Expertise is het goud van de kennisberoepen. Het juiste advies of besluit stoelt steeds op één of meerdere specifieke bronnen van kennis. Voor kantoren is het dan ook essentieel dat medewerkers steeds de correcte modellen, conclusies of documenten (kunnen) raadplegen om zulke adviezen te formuleren. Want indien foute informatie in omloop raakt, neemt de kwaliteit van de kennis drastisch af met foute adviezen en een ondermaatse dienstverlening tot gevolg.

‍

Destilleerexpertise uit documenten dankzij effectief kennisbeheer.

Kantoren beschikken over heel wat bronnen die kennis bevatten. Het is echter niet evident om steeds de juiste kennis te consulteren wanneer iemand hier naar zoekt. Een interessant artikel uit een tijdschrift, een belangrijk advies van een collega of een specifiek rekenmodel kunnen van goudwaarde zijn, maar in de praktijk blijkt dit te vaak niet het geval.

Hoe komt dit? Vaak weten medewerkers niet eens dat expertise vervat zit in document x of y. Dat is ook logisch want kantoren beschikken over enorm veel data of informatie. Wanneer er bijvoorbeeld honderd documenten beschikbaar zijn, is daarvan slechts een beperkt gedeelte nuttig voor een specifieke case. Vaak bestaan er over hetzelfde onderwerp dan ook nog eens verschillende versies. Denk maar aan ‘Example 1’, ‘Draft’ of ‘Definitieve versie’. Het is daarom niet eenvoudig om door dit spreekwoordelijke bos altijd de bomen te blijven zien

Het beheren - en op die manier detecteren - van (waardevolle) kennis is dan ook niet evident. In de praktijk blijkt echter dat intern kennisbeheer helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn. Een interne kennisdatabank die toegankelijk is voor alle medewerkers, vanop verschillende locaties, kan zelfs heel vlot worden geïntegreerd. Bovendien kunnen kennisstructuren die jarenlang werden opgebouwd in veel gevallen naadloos worden overgenomen.

‍

‘Peer review’ om de kwaliteit van interne kennis te garanderen.  

Wanneer een kantoor over een interne databank beschikt, is het cruciaal dat de interne kennis die erin vervat zit van een optimale kwaliteit is. Kantoren zonder optimaal kennisbeheer lopen het risico dat foute of achterhaalde documenten nog steeds massaal gebruikt worden door medewerkers. Zonder controle of monitoring worden deze fouten geschaald, met een ondermaatse dienstverlening tot gevolg.

“The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.”

-Bill Gates

Hoe kunnen kantoren dan toezien op de kwaliteit van de kennis waarover ze beschikken? In wetenschappelijke kringen spreekt men over ‘peer review’ om de kwaliteit van onderzoek te verzekeren. Deze methode is een collegiale toetsing onder wetenschappers om de kwaliteit van (geschreven) werk te verbeteren. Ook bij (intern) kennisbeheer is dit relevant. Wanneer medewerkers  in de mogelijkheid zijn om elkaars expertise voortdurend te versterken en die kunnen bijsturen waar nodig, treedt er automatisch monitoring of controle op. Zo is het kantoor zeker van de kwaliteit van de kennis die zij deelt én van de output die deze kennis genereert.

‍

‍

‍