Kennisbeheer: vijf onbetwistbare voordelen

Kennis en expertise zijn op elk kantoor in welke mate dan ook aanwezig. Een grotere uitdaging bestaat er weliswaar in om die deskundigheid zo efficiënt mogelijk en maximaal in te zetten om cliënten nóg beter van dienst te zijn. Een weloverwogen strategie voor kennisbeheer dient zich dus aan. Maar welke voordelen levert u zo’n strategie concreet op?

1. Kernbegrippen zoals delen, innoveren, recupereren en samenwerken kunnen bij gedegen kennisbeheer vooreerst haast niet ontbreken. Deze magische sleutels tot succes zorgen er immers voor dat beslissingen omtrent een te kiezen strategie, hetzij op managementniveau hetzij op niveau van juridische bijstand, sneller en met meer kennis van zaken kunnen worden genomen.
2. Ten tweede levert een consequent kennisbeheer het onmiskenbare voordeel op dat confraters binnen het kantoor cliënten efficiënter en gerichter kunnen helpen bij gespecialiseerde juridische vragen. Expertise die reeds lange tijd – vaak bij één persoon – aanwezig was, kan via bijvoorbeeld een gebruiksvriendelijk kennisdeelsysteem immers ‘opengesteld’ en ‘vrijgegeven’ worden aan medewerkers die er op dát specifieke moment nood aan hebben. Ook bij het vertrek van een medewerker, gaat diens knowhow en expertise op die manier niet verloren.
3. De volgende basisregel geldt bovendien met zekerheid voor de dagdagelijkse werking van uw kantoor; Dubbel werk staat gelijk aan een verloren inspanning. Een weloverwogen en professioneel kennisbeheer helpt echter om dit probleem voor eeuwig naar de prullenmand te verwijzen. Het opstellen, delen en hergebruiken van modeldocumenten is slechts één praktisch voorbeeld daarvan. Als klap op de vuurpijl creëert u zo ook nog eens meer tijd en ruimte voor innovatie en nieuwe ideeën.
4. Ten vierde, “Een ezel stoot zich geen twee keer aan dezelfde steen”, of toch wel? Geen gêne hier, fouten maken is menselijk maar best is gelijkaardige misrekeningen in de toekomst te vermijden, zeker binnen een professionele context. Het is niet altijd makkelijk om ervaringen over bijvoorbeeld verloren juridische zaken met andere confraters te delen maar toch loont overleg en dus ook het delen van kennis over datgene wat in het verleden níet tot successen heeft geleid.
5. Ieder advocatenkantoor heeft op een bepaald ogenblik in zijn bestaan de ambitie om te groeien. Misschien bent u zelfs op dit eigenste moment wel op zoek naar nieuwe medewerkers om uw bestaande equipe te versterken, met het achterliggende idee zo (nog) meer cliënteel aan te trekken. Uitstekend idee, maar weet dat zeker ook een deskundig kennisbeheer dat idee mee naar de overwinning zal helpen.

ROI: een mastodont uit het verleden?

De bovenstaande voordelen van kwalitatief kennisbeheer maken het ook voor juridische profielen waard om te investeren in “menselijk kapitaal”. Bij te nemen beslissingen over zulke investeringen, moet de initiële basisvraag echter niet zijn “Welk rendement levert mij dit op?” maar “Op welke manier zullen acties zoals het bepalen van een strategie voor deskundig kennisbeheer of het omarmen van een professioneel kennisdeelsysteem de werking van het kantoor en de dienstverlening naar cliënten toe verbeteren en versterken?” Want the purpose is to improve, not prove. (Stan Garfield)

‍