Hoe stelt u de kennis van een vertrekkende medewerker veilig?
Advocaten, notarissen en accountants hebben vaak een gemeenschappelijk doel voor ogen: hun cliënten oplossingen bieden voor een bepaald probleem. Daarvoor doen ze vaak beroep op de kennis en expertise van hun medewerkers. Die kennis is uiteraard waardevol voor uw kantoor en wil u liever niet verliezen. Toch bestaat de mogelijkheid dat een medewerker, al dan niet voor langere tijd, afwezig is of besluit uw kantoor te verlaten. Zijn of haar rol als aanspreekpunt verdwijnt en collega’s kunnen bijgevolg geen beroep meer doen op de knowhow van de vertrekkende werknemer. Wat gebeurt er dan met diens inzichten, informatie over cliënten of kennis van praktijken en werkmethodes op uw kantoor?
Kennis verdwijnt met de medewerker
Wanneer een medewerker het kantoor verlaat, neemt hij of zij in vele gevallen opgebouwde kennis mee. Stel dat een werknemer op zijn laatste werkdag tijdens de middagpauze een USB-stick uit zijn broekzak tovert om zijn kennis “op te slaan”, hoe reageert u dan als werkgever? Uw (ex-)werknemer vindt de expertise die hij of zij over de jaren opbouwde, een vanzelfsprekend en rechtmatig verworven goed. U als werkgever daarentegen, bent meer op uw hoede. Met deze op het eerste gezicht onschuldige handeling wordt immers heel wat kostbare en mogelijk zelfs onmisbare kantoor- en dossierexpertise gekopieerd en misschien zelfs met concurrenten gedeeld. Los daarvan zijn vertrekkende collega’s zich niet altijd bewust van hoeveel ze precies weten: hun vakkennis is voor hen evident, maar voor anderen wellicht nieuw en waardevol.
De oplossing? Kennisdeling!
Een doorgedreven kennisdeelcultuur op kantoor is daarom cruciaal om er zeker van te zijn dat waardevolle expertise behouden blijft, ook bij een vertrek. Meer vakkennis blijft zo voortdurend raadpleegbaar voor u en uw collega’s én medewerkers krijgen de kans om te leren uit elkaars knowhow. Met andere woorden, uw kantoor als geheel wint hierbij. Hoe gaat u aan de slag?
Maak kantoorkennis digitaal beschikbaar
Vandaag de dag is het relatief eenvoudig om kennis (digitaal) te bewaren en te delen. Verschillende categorieën juridische documenten, zoals rechtspraak, modellen, contracten, brieven, notities, checklists etc., blijven op die manier toegankelijk en raadpleegbaar, ook wanneer een medewerker vertrekt of zelfs maar enkele dagen afwezig is. Toch zetten kantoren in de praktijk nog te weinig in op het delen van kennis. Dat komt soms doordat ze minder vertrouwd zijn met de tools, maar zeker ook omdat medewerkers niet altijd bereid zijn hun onderscheidende vakkundigheid ter beschikking te stellen aan anderen. Bovendien levert het delen van kennis an sich geen directe tijdswinst op. Pas later, op het moment dat collega's op zoek gaan naar die reeds verworven kantoorkennis, wordt de grote winst aan efficiëntie via de eerdere onderlinge kennisdeling pas duidelijk. Eerst en vooral is het dus belangrijk om iedereen te overtuigen van de vele voordelen van kennisdeling. Pas dan zullen medewerkers bereid zijn om hun expertise toegankelijk te maken voor anderen. Hoe u een kennisdeelcultuur introduceert op uw kantoor, leest u hier. Eerder verworven vakkennis kan bovendien op cruciale momenten moeilijk (digitaal) terug te vinden zijn in complexe boomstructuren of in mappen die enkel op kantoor en niet op verplaatsing toegankelijk zijn. Op zulke tijdstippen wint zowel de individuele medewerker als het kantoor bij een efficiënt digitaal kennisdeelsysteem met een krachtige zoekfunctie.
Delen is winnen
Wanneer een medewerker afwezig is of elders gaat werken, is het dus belangrijk om zijn of haar opgebouwde expertise toch in uw kantoor te houden, ze te bewaren en veilig te stellen. Knowlex is hierbij graag uw partner. U centraliseert de kennis die kantoormedewerkers in de loop der jaren genereerden – zoals brieven, adviezen, contracten, modellen … – en stelt ze digitaal ter beschikking. Met andere woorden, Knowlex helpt u graag om ook op uw kantoor van kennisdeling een evidentie te maken.
Meer weten? Contacteer ons vandaag nog voor een demo.
Gebaseerd op https://www.legalfutures.co.uk/blog/knowledge-loss-can-you-afford-it