Hoe draagvlak creëren voor verandering binnen het notariskantoor?

Verandering – van welke aard dan ook - creëert chaos. Gaande van het implementeren van een nieuw software pakket tot het verplaatsen van het koffiezetapparaat. Mensen en organisaties hebben vaak moeite met verandering. En dat is nog zacht uitgedrukt, want in sommige gevallen is er zelfs sprake van verzet. Pas wanneer er echt een noodzaak bestaat, of medewerkers overtuigd zijn dat hun situatie effectief beter wordt, zullen ze veranderingen omarmen. Hoe kondigt u op kantoor als notaris het best aan dat er veranderingen op til zijn?

‍

Het gaat uw kantoor voor de wind. De resultaten zijn goed, medewerkers en cliënten zijn verheugd en ook zelf bent u best tevreden met de gang van zaken. Toch merkt u op dat er zaken zijn die voor verbetering vatbaar zijn. Om verbetering te bewerkstelligen, zijn er (kleine) aanpassingen nodig in de manier van werken die op dit moment nochtans goed lijkt te functioneren. Hoe gaat u te werk om verandering en ontwikkeling te bestendigen zonder negatieve gevolgen voor de betrokken medewerkers?

Het managen van verandering

Een cruciale eerste stap is om zelf te accepteren dat verandering nodig blijft. Plannen zijn niet eeuwig, ze kunnen een tijd lang perfect werken, maar de kans dat dit vijf jaar later nog steeds het geval is, lijkt eerder klein. Medewerkers verlaten het kantoor, de markt evolueert en concurrerende spelers duiken op. Organisaties worden met andere woorden voortdurend gedwongen om zichzelf te ontwikkelen en te blijven uitdagen.

Het managen van deze ontwikkelingen of veranderingen kreeg de term ‘verandermanagement’. Vanuit specifieke aandacht voor professionals helpt het om iedereen op één lijn te krijgen. Aangezien de mensen en de bedrijfscultuur het succes van ondernemingen bepalen, is het cruciaal om ook bij het implementeren van dergelijk verandering bij hen te beginnen. Het creëren van draagvlak en eensgezindheid is dan ook een must.

‍

Een draagvlak… hoe dan?

1.      Without a sense of urgency desire loses its value

Waarover gaat het precies?  Specifieer wat u wil veranderen en bewaar de focus hierop. Presenteer een duidelijk verhaal aan medewerkers en toon zo de meerwaarde aan voor het team. Uw mensen moet inzien wat u wil bereiken en wat het resultaat zal zijn van de verandering. Wanneer ze een gevoel van urgentie ervaren en de meerwaarde er van inzien, zullen ze deze ook veel sneller omarmen.

2.      Less talk, more action

Geef zelforganisatie ruimte en laat medewerkers zelfverantwoordelijkheid nemen. Wanneer een project inclusief is, en alle mensen van het team aangezet worden om te participeren, vormt u een coalitie die deinnovatie aanvaardt maar ook ondersteunt. Door actieve deelname worden taken bovendien werkbaar en zullen gaandeweg obstakels en weerstand verdwijnen.

3.      Progress monitoring or monitoringprogress

Wanneer u verandering implementeert, is het cruciaal om de voortgang ervan zichtbaar te maken. Dit kan eenvoudig door KPI’s te integreren of door middel van rapportages van acties tijdens meetings. Cruciaal is wel om deze rapportages te verankeren en vaste tijdstippen te organiseren om deze te bespreken. Wanneer medewerkers succes ervaren tijdens deze ‘evaluatiemomenten’ ,genereert dit nieuwe energie voor volgende stappen.

Software als middel tot verandering

Het juiste software pakket kan helpen om draagvlak te genereren voor verandering. Het juiste pakket garandeert aandacht voor zowel individuen, teams als voor de organisatie als geheel. Wanneer de implementatie van software ten eerste grondig wordt voorbereid, ten tweede verloopt via een gestructureerd stappenplan met aandacht voor onboarding en training van medewerkers én ten derde beantwoordt aan de actuele noden binnen het kantoor, dan is de kans op mislukking bijzonder klein. Verandering en innovatie gaandes gevallend hand in hand.

Verandering als onderscheidende factor van het notariskantoor

Het (succesvol) bestendigen van verandering vraagt draagvlak binnen uw team. Om dit te bekomen vormen een heldere communicatie rond de geplande hervormingen, een uitvoerige bevraging van de medewerkers, en finaal de investering van een ondersteunend softwarepakket belangrijke succesfactoren. Het betrekken van medewerkers bij dit volledige proces is een logische maar absoluut noodzakelijke voorwaarde om de innovatie duurzaam te verankeren. Het uiteindelijke rendement zal daarom onlosmakelijk verbonden zijn met de mate vanbetrokkenheid van uw medewerkers. Verandering hoeft dan ook zeker geen doel op zichte zijn, maar vormt wel een fundamentele voorwaarde om u(w) kantoor te blijven onderscheiden in een snel evoluerend juridisch landschap.

‍