Hoe 300 finance, tax & accounting-professionals samenwerken in tijden van afstandswerk

De maatregelen tegen COVID-19 zorgen ervoor dat heel wat organisaties op een nieuwe manier moeten werken. Waar u en uw medewerkers vroeger op kantoor aan de slag waren,werkt iedereen vandaag noodgedwongen thuis. Maakt dat samenwerken moeilijker? Met de nodige afspraken en goede tools hoeft afstand geen hindernis te zijn. Meer nog, dankzij de juiste digitale hulpmiddelen neemt u voorsprong. Nadat deze crisis - hopelijk snel - bedwongen is, zal uw kantoor namelijk volop vertrouwd zijn met een nieuwe manier van werken. Een innovatieve praktijk die elke afstand overbrugt.

Ook bij VGD zorgde de COVID-19-crisis voor een versnelde implementatie van een nieuwe manier van digitaal samenwerken. VGD is met 300 adviseurs in elf kantoren in Vlaanderen gespecialiseerd in onder meer corporate finance, tax, legal, accountancy en hr-advies. “Als kennispartner van ondernemers denken we proactief met hen mee en willen we hen op elk moment van de juiste informatie voorzien. Dat geldt zeker in deze tijden, waarin bedrijven met heel wat vragen zitten”, luidt het bij Anthony Meul van VGD. “Om ervoor te zorgen dat al onze adviseurs steeds over de nodige kennis kunnen beschikken, zijn we overgegaan tot een versnelde company-wide uitrol van Knowlex.”

Cruciale kennis bij de hand

“Initieel was onze tax-afdeling met Knowlex aan de slag gegaan. Binnen dat departement deelden en centraliseerden medewerkers hun documenten. Op basis van hun ervaringen zouden we beslissen over een verdere, gefaseerde uitrol naar de andere afdelingen. Door de impact van de coronacrisis is alles echter in een stroomversnelling gekomen. We hebben al onze medewerkers toegang gegeven tot Knowlex. Op het platform hebben we een ‘coronagroep’ aangemaakt waarop we alle interne informatie verzamelen rond de maatregelen die de overheid neemt zodat alle adviseurs dezelfde boodschap kunnen brengen naar de klanten”, aldus Anthony Meul.

“Zo is al die kennis gecentraliseerd en heeft iedereen er toegang toe, ook thuiswerkers. We hoeven dus ook niet langer allerlei documenten rond te mailen, wat toch altijd weer het risico op verwarring met zich meebrengt. Denk maar aan een collega die verder werkt op een eerdere versie van een bestand, waardoor je uiteindelijk met een aantal parallelle versies zit. Dankzij de krachtige, full-text zoekmotor vindt iedereen al na enkele toetsaanslagen wat hij of zij zoekt. Op die manier kunnen we onze cliënten op elk moment het juiste advies geven rond richtlijnen en steunmaatregelen.”

Efficiëntiewinst

Knowlex loste bij VGD niet alleen een zeer acute nood in, het is meer algemeen een onmisbaar professioneel hulpmiddel geworden. “De vlotte implementatie in alle afdelingen toont aan dat Knowlex uitermate schaalbaar is. Het is een kwestie van een account aanmaken en de gebruiker toevoegen tot de relevante groepen. Zelfs software installeren is niet nodig. Daarna hebben alle gebruikers vlot toegang tot de bestanden die ze nodig hebben, waar ze ook aan het werk zijn”, besluit Anthony Meul.

‍