Help: Een collega (en zijn/haar expertise) verlaat het kantoor!

Collega’s zoeken een nieuwe uitdaging, gaan op pensioen, vallen uit met ziekte- of zwangerschapsverlof. Wanneer medewerkers het kantoor verlaten, nemen ze alles mee wat ze weten. Uw organisaties kan dan grote problemen ondervinden om de kwaliteit van uw service te vrijwaren. In dit artikel gaan we op zoek naar manieren om kennisverlies als organisatie te beperken.

‍

Het verlies van expertise loert ook bij thuiswerkers om de hoek

Wanneer medewerkers (al dan niet tijdelijk) het kantoor verlaten is kennisverlies meteen zichtbaar. Toch loert kennisverlies ook elders om de hoek. Wanneer medewerkers bijvoorbeeld vanop afstand werken, blijkt een effectieve kennisuitwisseling vaak een probleem te zijn. Een materiedeskundige heeft misschien een schat aan informatie opgeslagen op de harde schijf of in zijn/haar hoofd, maar als deze niet online beschikbaar is wanneer teamleden een vraag hebben, kunnen die medewerkers niet ogenblikkelijk de informatie verkrijgen die ze nodig hebben.

Ontwerp een ‘kennisoverdachtsplan’ voor het kantoor

Om kennisverlies te voorkomen, moet u een betrouwbaar kennisoverdrachtsplan uitwerken. Op de werkvloer wordt kennisoverdracht gedefinieerd als het proces van het opslaan en delen van institutionele kennis en ervaringen van werknemers. De meest effectieve kennisoverdrachtssystemen omvatten manieren om impliciete, stilzwijgende en expliciete kennis structureel en systematisch vastteleggen.

Het implementeren van een kennisoverdrachtsplan voorkomt kennisverlies bij het vertrek van vaste medewerkers. Het helpt u ook bij het opzetten van een centrale bron van bedrijfsinformatie, waar alle werknemers rechtstreeks toegang hebben tot de verzamelde kennis van het kantoor.

Strategieën om een succesvol kennisoverdrachtsplan op te zetten

Identificeer welke informatie u moet bewaren

Begin met zorgvuldig te bepalen welke kennis elke dag nuttig is voor u en uw medewerkers. Conclusies, modellen of zelfs brieven die vaak gebruikt brengt u eerst in kaart, vooraleer u ze in een latere fase kan verzamelen en centraliseren. Het is belangrijk dat u bij deze oefening alle medewerkers betrekt, en dat elke medewerker individueel deze afweging maakt.

Creëer een proces voor kennisoverdracht

Naast het bepalen welke kennis moet worden gedocumenteerd, moet u ook overwegen hoe u deze kunt opslaan. Voor bepaalde kennis zal dit complexer zijn dan voor andere. Wanneer de kennis bijvoorbeeld vervat zit in audiobestanden of video’s moet uw kantoor een omgeving voorzien om dit soort bestanden in op te slaan. Vervolgens is het cruciaal om tijd en energie te investeren in het creëren van één standaardproces. Zo kunt u zorgen voor betrouwbare, naadloze kennisoverdracht binnen de hele organisatie.

Kies een platform om kennisoverdracht te vergemakkelijken

Zodra u een duidelijk idee heeft welke informatie u wilt behouden, zoekt u naar technologie die uw doelen ondersteunt zonder uw werknemers onnodig te belasten. Een goed kennisbeheerplatform stelt u in staat om te standaardiseren en te automatiseren hoe informatie wordt opgeslagen, terwijl het ook zo eenvoudig mogelijk wordt voor mensen om te delen wat ze weten.

Vergeet niet dat zelfs de beste oplossing ter wereld niet effectief zal zijn als u uw werknemers geen uitgebreid kennisoverdrachtsplan biedt. Evenzeer kan het beste plan nog steeds mislukken indien de juiste technologie om het te ondersteunen niet aanwezig is. Door deze twee elementen met elkaar te combineren, kunt u betere gewoonten bevorderen en ervoor zorgen dat u de belangrijkste informatie binnen uw organisatie bewaart.

Gebruik uw technologie voor voortdurende inspanningen voor kennisoverdracht

De kennis binnen uw bedrijf groeit en evolueert voortdurend en uw kennisoverdrachtsplan moet die veranderingen weerspiegelen. Zodra u een kennisbeheerplatform hebt, moet u ervoor zorgen dat u werknemers in staat stelt om het ten volle te benutten. Naast het documenteren en opslaan van informatie, moedigt u uw werknemers aan om de tool te gebruiken om dagelijks de informatie te vinden die ze nodig hebben en vertrouwd te raken met hun nieuwe bron.

Zorg ervoor dat u een oplossing hebt geselecteerd met een robuuste zoekmachine en Q&A-functies, zodat uw werknemers één plek hebben om antwoorden te vragen in plaats van herhaaldelijk dezelfde vragen te stellen aan materiedeskundigen. Een goed kennisbeheerplatform moet verschillende ondersteuningsfuncties bieden om ervoor te zorgen dat kennis wordt gedeeld wanneer werknemers worden gepromoveerd, wisselen van afdeling of de organisatie helemaal verlaten.

‍