Directe tijdswinst met eigentijds kennisbeheer

Technologie biedt u zeer waardevolle ondersteuning op het vlak van documentbeheer, zeker nu van advocaten verwacht wordt dat ze sneller werken en meer cliëntgerichte ondernemers worden. Als u de technologie goed gebruikt, wint u heel wat tijd – tijd die u aan relevanter werk en aan uw cliënten kunt besteden.

Met de introductie van de computer in het advocatenkantoor kwam de mogelijkheid om dossiers, de archiefkast en de bibliotheek te digitaliseren en elektronisch raadpleegbaar te maken. Veel kantoren maken gebruik van een aantal toepassingen voor documentbeheer. Die werken naar behoren op zichzelf, maar kunnen vaak niet vlot gegevens uitwisselen met andere software. Daardoor is bijvoorbeeld zoeken in verschillende databanken tegelijkertijd, niet altijd mogelijk. Als dat wel kan, levert een zoekopdracht vaak te veel resultaten op. Het wordt dan een hele uitdaging om de relevante informatie te vinden en te onthouden wat waar stond. Uit een internationale bevraging in 2015 bleek dat 81% van de deelnemende organisaties problemen ondervonden op dit vlak.[1] Het centraliseren en delen van informatie biedt hier een oplossing.

‍

Door de boomstructuren het bos niet meer zien

Hoe centraliseert en deelt u al die kennis? Kantoren zoeken vaak hun heil in een mappenstructuur om documenten in te sorteren en vragen aan medewerkers om een uniforme naamgeving aan te houden, want dat is cruciaal voor de goede werking van zo’n boomstructuur.

Ingewikkelde boomstructuren om documenten in op te slaan en conventies voor naamgeving missen echter vaak hun doel. Uit onderzoek [2] blijkt dat tot een kwart van de medewerkers zich niet volledig aan de voorschriften van hun organisatie voor documentbeheer houden, vaak alleen al door tijdsgebrek. Dit geldt ook voor drukbezette advocaten. Zo verdwijnen bestanden ergens in een complexe database, worden ze onvindbaar, en kunnen ze niet hergebruikt worden.

‍

‍

Het gevolg laat zich raden: de jurist verliest tijd bij het zoeken en niet altijd vinden van documenten. Wanneer hij of zij een standaarddocument als een contract niet vindt, besluit hij of zij dan maar om het opnieuw op te stellen. Een onderzoek uit 2012[3] (zie de tabel hieronder) toonde aan dat kantoorwerknemers uit Amerika, Groot-Brittannië, Frankrijk, Duitsland, Australië en Japan wekelijks ongeveer 2 uur en 20 minuten besteden aan het zoeken en niet vinden van documenten. Vervolgens zijn ze nog eens 2 uur per week bezig aan het opnieuw maken van documenten omdat ze de juiste versie niet vonden

In tegenstelling tot ander werk met documenten (nieuwe informatie opzoeken, documenten samenvoegen, werken met papieren documenten, informatie toevoegen aan een databank), is dit puur verloren tijd. Op jaarbasis gaat het al snel om enkele honderden uren. Dat is tijd die de jurist aan cliënten en nuttiger werk had kunnen besteden, maar die het kantoor en de cliënt ook geld kost. Blijft de cliënt bereid die uren te betalen?

‍

Delen is de toekomst

Om die tijd terug te winnen, is het zaak voor de jurist om uit te kijken naar processen en toepassingen die zijn aangepast aan de hedendaagse werksituatie en die hem of haar toelaten in te spelen op de verwachtingen van de cliënt. Op het vlak van kennisbeheer is er Knowlex, dat het de jurist eenvoudiger maakt om zijn of haar documenten te beheren en te hergebruiken. Dat levert directe tijdwinst op.

De jurist kan nog verder gaan en documenten ook delen met zijn of haar confraters. Vervolgens kan die jurist op zijn of haar beurt ook de kennis van medewerkers gaan hergebruiken. Waarom zou ieder voor zich steeds van nul af aan een document moeten beginnen als een medewerker er al een maakte? De kennis van iedere medewerker kan maar beter optimaal hergebruikt worden, zo krijgt een eenmalige inspanning maximaal rendement.

Het gaat hierbij verder dan technologie implementeren, hoe groot haar rol ook wordt. Software op zich is niet de oplossing, het blijft een hulpmiddel. Elke medewerker moet er een gewoonte van maken de tools ook effectief te gebruiken en consequent kennis op te laden en te delen. Documentbeheer en kennisdeling is dus ook een kwestie van mentaliteit.

Het advocatenkantoor van vandaag komt tegemoet aan de verwachtingen van de cliënt door over te stappen op eigentijdse, innovatieve systemen voor documentbeheer die veilig zijn, het toelaten om kennis gericht te delen en zodanig gebruiksvriendelijk zijn dat ze iedereen motiveren om ermee te werken. Het kantoor en de cliënt zullen er alleen maar bij winnen. Bent u ook op zoek naar zo’n oplossing?

Voetnoten:
[1] Bron: http://info.aiim.org/a-winning-enterprise-content-management-recipe

[2] Bron: http://info.aiim.org/a-winning-enterprise-content-management-recipe

[3] Bron: http://metajure.com/lawyers-waste-six-hours-a-week-on-document-management-issues-2/

Bron beeld: http://metajure.com/lawyers-waste-six-hours-a-week-on-document-management-issues-2/

‍