Frequently Asked Questions

In eerste instantie richtte Knowlex zich tot de juridische markt. Advocaten, notarissen en bedrijfsjuristen ontdekten al snel de meerwaarde en stelden hun vertrouwen in onze software. Recent schakelden ook accountants over naar Knowlex. In principe is een optimaal digitaal kennisbeheer echter relevant voor alle kennisberoepen. Onze software heeft beschikt zodoende over een breed bereik.

Een eerste kennismaking met Knowlex verloopt standaard in de vorm van een video call. Wij kunnen indien gewenst ook langskomen op kantoor om Knowlex ter plaatste voor te stellen.

Een kennismaking in de vorm van een video call verloopt quasi identiek als wanneer wij ter plaatse langskomen. Wij sturen vlak voor een online voorstelling van start gaat een link door waarmee alle geïnteresseerden zich eenvoudig kunnen aanmelden. De kennismaking zelf zal maximaal 60 minuten in beslag nemen. Naast de verschillende functies van Knowlex wordt ook bekeken hoe we de software het best kunnen integreren binnen uw kantoor. Reeds opgebouwde kennisstructuren kunnen op die manier behouden blijven.

Om kennis te maken met Knowlex is een uitgebreide IT kennis of achtergrond absoluut geen vereiste. Onze demo-sessies worden praktisch vorm gegeven. Naast de praktische toepassing van de verschillende functies wordt samen met u gekeken of Knowlex effectief beantwoordt aan de interne noden van het kantoor. 

Nadat u kennisgemaakt hebt met de sofware, in de vorm van een video call of een voorstelling op kantoor, kan u in principe aan de slag. U hebt enkel een internetverbinding nodig en hoeft geen bijkomende software aan te kopen. Tijdens de (online) kennismaking worden de belangrijkste principes uiteengezet en ook de voornaamste functies worden uitvoerig toegelicht.  Indien u toch nog vragen hebt kan u deze steeds stellen via de ‘blauwe knop' rechts onderaan uw scherm. Ons team staat klaar om al uw vragen snel te beantwoorden.

Wanneer het kantoor uit meer dan 10 medewerkers bestaat die een beroep zullen doen op Knowlex is louter een kennismakingssessie waarschijnlijk onvoldoende. Wij organiseren bij kantoren van deze omvang daarom  achtereenvolgens een structuur- en integratiemeeting. Tijdens deze sessies wordt Knowlex afgestemd op de bestaande organisatiestructuur en wordt de opbouw van groepen bepaald op basis van de interne noden.

Beide sessies nemen telkens ongeveer 60 minuten in beslag. Belangrijk is dat hierbij enkele medewerkers van het kantoor aanwezig zijn die mee instaan voor een vlotte implementatie. Vervolgens doen wij het nodige en stemmen wij Knowlex af op de input die we mochten verkrijgen tijdens de structuur- en integratiemeeting. Ongeveer een week na afloop van deze sessies kan het kantoor vervolgens aan de slag  met Knowlex.

Vaak beschikken kantoren naast een digitaal- ook over een papierenarchief. Knowlex biedt ondersteuning om deze kennis te digitaliseren. Zo werken wij samen met diverse partners die kantoren bijstaan bij het digitaliseren en optimaal doorzoekbaar maken van deze (papieren) documenten binnen Knowlex.

Knowlex is beschikbaar op zowel PC, laptop, tablet als smartphone. In principe is enkel een internetverbinding een vereiste om overal de kennis van het kantoor te raadplegen.

Knowlex voorziet heel wat veiligheidsmechanismen ten aanzien van interne en externe bedreigingen.

Zo maken wij gebruik vanSSL-encryptie, een type beveiliging die ook wordt gebruikt in de financiële wereld. Deze encryptie wordt gebruikt voor zowel externe als interne verbindingen en zorgt ervoor dat gevoelige informatie nooit verzonden of ontvangen wordt als leesbare tekst. De data van de gebruikers blijven ten allen tijde gescheiden dankzij dit gesofisticeerde beveiligingssysteem.

Verder worden automatisch backups gemaakt van alle gegevens, die bovendien redundant worden opgeslagen. Ook op het vlak van data privacy ondernemen wij de nodige maatregelen. De gebruikersdata van Knowlex worden beheerd in samenwerking met Amazon Web Services (AWS). Deze servers worden voortdurend gecontroleerd om conformiteit met de laatste industrie standaarden te garanderend en risico’s worden continu beheerd. Aangezien AWS ons datacenter is, is onze infrastructuur geaccrediteerd door: SO 27001, SOC 1 and SOC 2/SSAE16/ISAE 3402, PCI Level 1, C5 Operational Security, ENS High, IT-Grundschutz.

Daarnaast voorziet Knowlex met two-factor authentication (of 2FA)  een extra beveiligingslaag bovenop uw e-mail en wachtwoord. Een laatste beveiligingsmechanisme waar wij een beroep op doen is een etisch hackingprogramma. Concreet test er op dit moment een groep onafhankelijke veiligheidsspecialisten voortdurend de veiligheid van onze applicatie. Zo ontdekken en dichten we potentiële zwakke plekken.

De data van Knowlex worden bewaard binnen de grenzen van de EU. De datacenters van AWS zijn in clusters verdeeld over landen in de hele wereld, maar de gegevens van Knowlex (inclusief backups) worden enkel bewaard binnen Europa. AWS handelt volledig in overeenstemming met de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming (GDPR).

Wij integreerden een monitoringstool om misbruik te voorkomen. U kan als beheerder van een groep het gebruik van uw medewerkers zelf opvolgen. Bij een vermoeden van misbruik blokkeert Knowlex daarnaast tijdelijk de account van de betreffende medewerker(s). Op basis van verschillende parameters zal de account dan tijdelijk onbeschikbaar zijn, waarna ook het kantoor zelf hierover ingelicht zal worden.

De prijs van de software is afhankelijk van verschillende factoren. Zo hebben onder meer de omvang van het kantoor en de complexiteit van het integratieproces een impact op de vastgelegde prijs. Wij bespreken daarom de prijs tijdens de demo-voorstelling en nadat we inzicht hebben kunnen verkrijgen in de specificiteit van de usecase.

Neen, wij hanteren een all-in principe voor de duurtijd van het contract. Alle bijkomende functies of ontwikkelingen die wij doen gedurende deze periode kan u gebruiken zonder hiervoor een meer kost te betalen.

U kan maandelijks de overeenkomst stopzetten. Uiteraard zal u hierbij wel rekening dienen te houden met de afspraken die contractueel werden vastgelegd bij aanvang van de samenwerking.

Als een klant zou beslissen de samenwerking met Knowlex stop te zetten, dan zullen diens gegevens, 6 maanden na het aflopen van de licentie, automatisch vernietigd worden en verdwijnen uit het Knowlexsysteem.

De documenten die op Knowlex werden verzameld kan u kosteloos opnieuw verkrijgen indien u dit tijdig aanvraagt (één maand voor afloop van de licentie). Indien u ook de metadata wil verkrijgen zal u hiervoor wel een vergoeding dienen te betalen.